MENERAPKAN PRINSIP-PRINSIP KEPROTOKOLAN

PRINSIP-PRINSIP KEPROTOKOLAN

A.    RUANG LINGKUP KEPROTOKOLAN

Pengertian Umum Keprotokolan

Kata PROTOKOL berasal dari bahasa Yunani, yaitu PROTOS yang berarti pertama dan COLLA yang berarti melekat pada dokumen utama.

- PROTOKOL adalah lembaran pertama yang melekat pada dokumen utama.
- PROTOKOLER adalah pihak yang bertindak sebagai pengemban tugas keprotokolan. 
- KEPROTOKOLAN adalah sebagai aturan baku yang menyangkut penyelenggaraan acara-acara resmi (Pemerintah), cara memperlakukan pejabat pemerintah dalam aktivitas kedinasan, dan cara penyelenggaraan kegiatan oleh instansi pemerintah atau masyarakat umum.

 

B.    AZAS-AZAS KEPROTOKOLAN

1.     Azas Kebangsaan

Keprotokolan harus menggambarkan sifat dan ciri serta watak bangsa Indonesia yang beraneka ragam (pluralistik), dengan tetap mempertahankan prinsip-prinsip yang dimilki oleh NKRI.

2.     Azas Ketertiban Dan Kepastian Hukum

Keprotokolan harus dapat memberikan keadaan yang tertib dalam kehidupan masyarakat melalui kepastian hukum.

3.     Azas Keserasian, Kesesuaian Dan Keselarasan

Keprotokolan harus mencerminkan suatu keserasian (keseimbangan), kesesuaian dan keselarasan antara warga Negara (sebagai individu) dengan masyarakat untuk kepentingan bangsa dan Negara.

4.     Azas Timbal Balik

Keprotokolan diberikan oleh Negara lain atas balas jasa yang diberikan oleh Negara.

 

C.    UNSUR KEPROTOKOLAN

1.     Tata Cara

Unsur keprotokolan yang menentukan tindakan yang harus dilaksanakan dalam suatu acara tertentu. Tindakan tersebut dilaksanakan dalam suatu acara tertentu. Tindakan tersebut dilaksanakan menurut aturan atau adat kebiasaan yang sudah ada atau sudah ditetapkan sebelumnya.

2.     Tata Krama

Unsur keprotokolan dengan memperhatikan pilihan kata, tata cara berbicara, serta perbuatan yang disesuaikan dengan jabatan atau tujuan acara.

3.     Aturan-Aturan Adat Kebiasaan

Suatu aturan yang menjadi kebiasaan yang telah ditetapkan secara universal oleh setiap negara.

4.     Tata Penghormatan

Unsur keprotokolan yang mengatur tentang tata cara kesopanan terhadap orang lain dalam suatu acara keprotokolan.

 

D.   FUNGSI PROTOKOL

1.     Fungsi Perencanaan

Adalah suatu fungsi yang mengatur mengenai tujuan suatu acara yang akan dilaksanakan meliputi pemilihan waktu, tempat dan juga situasi yang akan digunakan.

2.     Fungsi Pengorganisasian

Adalah fungsi yang mengatur secara rinci anggota-anggota kepanitiaan yang terlibat dalam suatu acara

3.     Fungsi Penggerakan

Adalah suatu fungsi yang memilki tugas sebagai pengawas dan pendorong anggota-anggota yang terlibat dalam suatu acara.

4.     Fungsi Pengawasan

Adalah fungsi yang digunakan sebagai suatu alat untuk memberikan pengamanan dan juga rasa jera bagi karyawan yang tidak mematuhi peraturan.

5.     Fungsi Pengkordinasian

Adalah fungsi yang bertujuan untuk membentuk suatu sikap kekompakan kerja sama bagi setiap anggota suatu sistem keprotokolan.

6.     Fungsi Pengambilan Keputusan

Adalah fungsi yang bertujuan untuk memutuskan segala sesuatu yang berkaitan dengan hasil perencanaan suatu kelompok keprotokolan yang pada akhirnya digunakan pada suatu acara.

 

E.    SYARAT-SYARAT SEORANG PETUGAS PROTOKOLER

1. Secara teknis setiap petugas harus menekuni bidang tugas masing-masing dan dituntut pula untuk turut memperhatikan kepentingan bidang lainnya.
2. Berusaha mewujudkan aparat pengelola yang efektif dalam iklim yang kompak, tertib dan berwibawa dalam suatu kondisi yang berazaskan kekeluargaan.
3. Protokol perlu menguasai segala permasalahan, tetapi tidak berarti harus melaksanakan sendiri.
4. Mampu memahami pentingnya dekorasi, kebersihan, keindahan, keamanan, ketertiban dan lain lain
5. Memahami tentang prinsip-prinsip manajemen yang baik
6. Mampu berpenampilan yang baik
7. Mampu berkomunikasi dengan efektif

 

F.     ACARA-ACARA KEPROTOKOLAN

Acara keprotokolan adalah acara resmi yang menerapkan aturan tata tempat, tata upacara, dan tata penghormatan. Acara keprotokolan dapat diselenggarakan di berbagai instansi, seperti perguruan tinggi, kedinasan, dan pemerintahan.

 

Beberapa contoh acara keprotokolan adalah: 

• Upacara pelantikan dan serah terima jabatan
• Upacara penandatanganan naskah kerjasama
• Upacara sumpah pegawai
• Upacara peresmian/ pembukaan gedung baru
• Peresmian pembukaan seminar, symposium, siskusi
• Penerimaan tamu/audensi
• Kunjungan tamu
• Perjalanan ke daerah/Luar Negeri
• Pengaturan Rapat/sidang

Dalam acara keprotokolan, petugas protokol bertugas untuk: 

• Mengkoordinasikan acara
• Memastikan acara berjalan lancar
• Membantu tamu serta personel yang menghadiri acara
• Menjaga etika, bersikap ramah, humanis, empati terhadap tamu
• Menghormati siapa pun yang hadir dalam suatu acara
• Mengedepankan kerapian dan mampu bersikap dinamis terhadap berbagai kondisi acara

Dalam menyusun acara keprotokolan, perlu diperhatikan beberapa hal, seperti: 

• Tata ruang
• Tata upacara
• Tata tempat
• Tata busana
• Tata warkat
• Atribut yang digunakan
• Salam hormat yang digunakan
• Petunjuk pelaksanaan acara

 

G.   TUGAS PROTOKOL

1. Menyusun daftar tamu
2. Mengatur lokasi dan kelengkapan acara
3. Membagi tugas
4. Menyelenggarakan penyambutan tamu
5. Menyiapkan bahan koordinasi dan fasilitasi keprotokolan
6. Menyusun bahan informasi acara dan jadwal kegiatan kepala daerah
7. Menginformasikan jadwal dan kegiatan pemerintah daerah
8. Melaksanakan koordinasi dan fasilitasi kegiatan kepala daerah
9. Melaksanakan kegiatan upacara peringatan hari besar nasional
10. Memfasilitasi pelaksanaan acara resmi dan/atau acara kenegaraan