AGENDA KERJA PIMPINAN

PENGERTIAN AGENDA KERJA PIMPINAN

Agenda kerja pimpinan merupakan bagian dari kegiatan keprotokolan yang mengatur kegiatan-kegiatan kerja pimpinan dalam rangka menciptakan efisien dan efektif.

FUNGSI

Mengelola kegiatan kerja pimpinan agar pimpinan dapat melaksanakan kegiatan - kegiatan rutin tanpa menghambat tugas penting, yaitu membuat kebijaksanaan yang mengefektivitas manajemen organisasi kerja.

PROSEDUR

Sekretaris harus mampu membuat agenda kegiatan atau jadwal acara pimpinan agar jadwal acara benar-benar mendukung kegiatan pimpinan. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan, yaitu:

1. Menerima dan menghimpun surat atau informasi berkaitan dengan acara pimpinan,
2. Menyusun jadwal acara kegiatan pimpinan yang bersifat harian, mingguan, bulanan,
3. Memberikan jawaban secara tepat terhadap pertanyaan yang berkaitan dengan jadwal kegiatan pimpinan,
4. Mengingatkan pimpinan tentang setiap kegiatan pimpinan,
5. Selalu mengikuti kemungkinan adanya perubahan acara atau kegiatan.

URUTAN PRIORITAS

Jadwal pimpinan harus diatur dan diperhitungkan secermat mungkin, mengingat pimpinan yang sarat dengan kegiatan tidak mungkin menghadiri dan melaksanakan semua kegiatan. Untuk itu sekretaris pimpinan harus dapat mengatur kegiatan berdasarkan skala prioritas. Hal yang dipriotitaskan untuk dilaksanakan oleh pimpinan didasarkan pada dua hal yaitu:

1.    Berdasarkan urutan waktu pelaksanaannya

Jadwal dibuat berdasarkan urutan waktu pelaksanaan serta jenis kegiatan yang herus dikerjakan atau dihadiri. Jika pada tanggal tertentu telah diisi dengan kegiatan lain, kegiatan yang baru datang akan diabaikan atau menunjuk pejabat lain yang dapat mewakili pimpinan.

Contoh:

Pada papan kegiatan telah tercantum jadwal kegiatan pimpinan untuk pembukaan penataran, kemudian surat masuk lain yang isinya tentang suatau kegiatan rapat dinas dengan Pemda, maka alternatif yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut:

a)   Dapat membatalkan acara pembukaan penataran dengan menunjuk pejabat lain sebagai wakilnya.

b)    Pimpinan dapat tetap hadir pada pembukaan penataran, sementara kegiatan rapat dengan Pemda dapat diwakilkan kepada pejabat lain.

Cara tersebut berlaku untuk semua kasus yang bersamaan waktu pelaksanaan kegiatannya.

2.    Berdasarkan tingkat kepentingan kegiatan yang harus dihadiri (tingkat urgensi)

Jadwal disususn berdasarkan waktu pelaksanaan terlebih dahulu. Dalam pelaksanaan kegiatan, pimpinan akan melakukan seleksi kembali. Seleksi dilakukan dengan cara hanya memenuhi permintaan yang menurutnya penting, sedangkan kegiatan yang tidak begitu penting akan didelegasikan kepada pejabat lain.

 

MEMBUAT PERENCANAAN KERJA

Untuk mencapai tugas-tugas yang efektif, produktif, dan efisien, sekretaris harus membuat perencanaan kerja yang berkualitas, perencanaan kerja sekretaris adalah kegiatan sekretaris untuk menggambarkan secara umum beberapa hal yang akan dilakukan dalam pekerjaannya.

Penyusunan rencana kerja sekretaris dilaksanakan melalui proses sebagai berikut:

a.      Menentukan maksud dan tujuan yang jelas,

b.     Menentukan berbagai alternative,

c.      Mengatur sumber daya yang diperlukan,

d.     Menentukan pelaksanaan kerja.

MENYUSUN JADWAL KEGIATAN PIMPINAN

Pimpinan tidak mungkin mengingat-ingat jadwal kegiatannya dari hari ke hari, sehingga sekretarislah yang mempunyai dan mengatur jadwal kegiatan pimpinannya. Untuk membantu pimpinan dalam hal mengatur jadwal acara kegiatan pimpinan, sebaiknya sekretaris membuat jadwal dalam suatu daftar atau buku khusus dan mencantumkannya pada white board/ lembar khusus yang diletakkan di ruang pimpinan.

Pimpinan akan memilih jenis agenda/jadwal baginya dan diharapkan sekeretaris juga mempunyai agenda yang serupa. Hal yang perlu diperhatikan dalam rangka mengatur jadwal acara kegiatan pimpinan adalah sebagai berikut:

a.      Menerima dan menghimpun surat.

b.     Menyusun jadwal acara kegiatan pimpinan.

c.      Mengingatkan acara kegiatan pimpinan.

d.     Selalu mengikuti kemungkinan terhadap perubahan acara kegiatan pimpinan.

CONTOH AGENDA KERJA PIMPINAN

CV JAWA MANDIRI KOMPUTER
JL. Peterongansari No. 2 SEMARANG
Telp. 024 831135 email: jawamandirikomputer@gmail.com

AGENDA KERJA PIMPINAN

Bulan Februari

No	Hari/Tanggal	Pukul	Kegiatan	Tempat	Keterangan
1	Selasa - Rabu, 6 - 7 Februari 2017	16.00- 21.00	Hari ke -1 Rakernas  REI di Surabaya	Hotel Ibis, Jl. Monginsidi 23, Surabaya, ruang Bugenvil	Hari ke-1 -Rakernas Rei, Hari ke-2 - Kunjungan ke beberapa pemukiman perumahan Surabaya Asri
2	Sabtu, 11 Februari 2017	19.00-21.00	Menjadi  nara sumber pada acara  Program  Green House	Hotel  Saphir, Jl. Solo - Yogyakarta ruang Arjuna	Permintaan pimpinan cabang REI Surabaya
3	Jumat, 17 Februari 2017		Menerima  kunjungan dari anak cabang perusahaan, PT Larasati	Kantor PT Maestro Jane	Penjajagan untuk melakukan kerjasama
4	Selasa, 21 Februari 2017	10.00-12.00	Meeting dengan  Bpk. Walikota Yogyakarta	Kantor Walikota - Yogyakarta	Membahas Green City Yogyakarta

 

………….., ……………

Diketahui oleh:                                                                        Dibuat oleh:

 

……………                                                                                   …………….

Pimpinan                                                                                 Sekretaris

NASKAH MENGETIK KECEPATAN

Judul Tugas     : Memproduksi dokumen di komputer

Langkah Kerja :

a.    Mempersiapkan alat dan bahan (ATK) yang akan digunakan

b.    Siapkan program Microsoft word pada komputer Anda

c.    Gunakan jarak 1.5 spasi

d.    Font  Times New Roman

e.    Font size 12

f.     Ketik terlebih dahulu Nomor dan Nama peserta, kemudian tekan enter.

g.    Mengetik naskah yang sudah disediakan menggunakan Microsoft word

h.    Setelah selesai melakukan pengetikan naskah, silahkan tekan enter, kemudian klik “view and print result”.  Cetak hasil Typing Test anda pada HVS A4

i.      Hasilnya diserahkan pada penguji

j.      Bila ada masalah dengan alat atau soal, tanyakan kepada pengawas pelaksana atau Panitia

NASKAH MENGETIK KECEPATAN DENGAN TYPING MASTER  SELAMA 10 MENIT ARSIP ELEKTRONIK         Perkembangan dan pertumbuhan informasi sejak beberapa tahun terakhir ini berjalan sangat cepat. Perubahan informasi tidak lagi terjada dalam hitungan tahun, bulan, atau hari. Akan tetapi sekarang ini, perubahan informasi terjadi dalam hitungan jam, menit, atau bahkan detik. Setiap orang membutuhkan informasi untuk kepentingan pekerjaan pribadi maupun untuk kepentingan organisasi. Informasi telah menjadi salah satu sumber daya bagi suatu organisasi, dan kedudukannya sejajar dengan sumber daya yang lain seperti uang, manusia, mesin, dan material. Tanpa informasi, seseorang tidak dapat mengembangkan kehidupannya secara optimal. Demikian pula suatu organisasi, tanpa memiliki informasi yang akurat akan mengalami kesulitan dalam mewujudkan tujuannya. Bahkan saat ini, informasi dapat dikatakan sebagai senjata bagi setiap orang. Barang siapa memiliki informasi lebih cepat, lengkap, dan akurat, maka akan menjadi pemenang dalam kancah  pekerjaannya. Keadaan yang demikian ini disebut sebagai era informasi. University of California, Berkeley’s School of Information Management and Systems (Read & Ginn, 2011:2) pernah melakukan penelitian tentang pertumbuhan informasi pada tahun 1999 sampai 2002. Salah satu hasil penelitian tersebut menunjukkan bahwa sejak tahun 1999 sampai 2002 telah dihasilkan informasi baru sebanyak 5 exabytes yang tesimpan dalam media cetak, film, magnetik, dan media optik. Jumlah informasi baru diprediksi akan bertambah dua kali lipat pada tiga tahun berikutnya. Sampai pada tahun 2015 sekarang ini, kemungkinan pertambahan jumlah informasi baru lebih besar lagi dibandingkan temuan pada tahun 2002 tersebut. Informasi yang dihasilkan oleh aktivitas organisasi terdiri dari berbagai bidang dan dibutuhkan oleh berbagai pihak, sehingga memerlukan adanya pengelolaan khusus agar informasi tersebut dapat ditemukan dengan segera sesuai dengan kebutuhan setiap orang. Informasi yang terekam sebagai bukti kegiatan suatu organisasi sering disebut dengan istilah arsip.  Arsip yang dihasilkan oleh suatu organisasi pada masa sekarang ini sebagian masih berupa hard copy berbasis kertas, dan sebagian lainnya berupa soft copy dalam bentuk file elektronik. Sejalan dengan kebutuhan organisasi terhadap tersedianya informasi secara cepat, tepat, dan aman, maka pengelolaan arsip mulai berkembang dalam bentuk pengelolaan arsip secara elektronik. Sebagian besar organisasi bisnis maupun pemerintahan di era sekarang ini telah banyak menghasilkan dokumen dalam bentuk elektronik. Menurut Read & Ginn (2011:313) “electronic record is a record stored on electronic storage media that can be readly accessed or changed”. Arsip elektonik merupakan arsip yang disimpan dalam media penyimpanan elektronik yang dapat diakses atau diubah. Lebih lanjut Read & Ginn menambahkan bahwa “electronic records may contain quantitative data, text, images, or sounds that originate as an electronic signal”. Arsip elektronik dapat berisi data kuantitatif, teks, gambar, atau suara yang bersumber dari sinyal elektronik. Proses pengelolaan arsip elektronik memiliki perbedaan dengan pengelolaan arsip manual. Menurut Read & Ginn (2011:119) siklus pengelolaan arsip elektronik terdiri dari: creation and storage, distribution and use, maintenance, dan disposition. Perbedaan antara siklus arsip manual dan arsip elektronik terlihat pada tahap penciptaan, penyimpanan, distribusi, dan penggunaan. Pada pengelolaan arsip manual, masing-masing tahap berdiri sendiri sebagai suatu proses kegiatan. Sedangkan pada siklus arsip elektronik, proses penciptaan dan penyimpanan berlangsung dalam satu tahap, serta proses distribusi dan penggunaan juga berjalan dalam satu tahap. Berdasarkan siklus hidup arsip elektronik tersebut, maka dapat dimengerti bahwa pengelolaan arsip secara elektronik lebih efisien.

CONTOH LATIHAN SOAL UKK MPLB (MENGELOLA JADWAL PIMPINAN)

MENGELOLA JADWAL KEGIATAN PIMPINAN

 

Anda adalah Sekretaris kantor PT KARYA CEMERLANG, General Trade & Construction, yang beralamat Kompleks Ruko Grande No. 3 Jl. Simanjuntak, Gondang, Sinarraja, Telp. (0271) 445367-Faks. (0271) 443577, alamat email: ptkaryacemerlang@gmail.co.id website: www.ptkaryacemerlangco.id, Pimpinan anda Afriko Sandro, M.Si. Sebagai Direktur Utama. Pimpinan Anda akan melakukan perjalanan dinas, sebagai sekretaris buatlah jadwal kegiatan pimpinan anda.

 

Berikut ini agenda kerja pimpinan:

1. Pada tanggal 28 Nopember 2019 pukul 09.00 - 12.00 pimpinan menghadiri rapat CEO di Semarang Lt 2.  Hotel Harmoni, ruang Kutai.
2. Jumat, 25-26 Nopember 2019 Pimpinan melakukan perjalanan dinas ke Jakarta untuk melakukan kontrak kerjasama dengan PT Gemilang Selalu, Kegiatan hari I dimulai jam 08.00 s.d. selesai temu ramah dan pada hari II penandatanganan kontrak.
3. Pimpinan melakukan kunjungan daerah ke perusahaan anak cabang PT  Budi Makmur Jaya Murni, yang beralamat di Jl. Pelem Lor No. 9, Yogyakarta. Kegiatan berlangsung dari pukul 10.00-14.00 pada hari Jum’at, 22 Nopember 2019.
4. Pimpinan menerima  kunjungan dari anak cabang perusahaan yang  PT Naga Semut, yang beralamat di Jl. Indrakila 32, Kebumen dengan agenda penjajagan untuk melakukan kerjasama. Kegiatan  dilakukan pada Minggu, 17 Nopember 2019.
5. Kamis, 21 Nopember 2019, jam 10.00-12.00 diselenggarakan meeting dengan Bpk. Direktur PT Samitex beserta stafnya dengan agenda pembahasan Green City Yogyakarta.
6. Pimpinan  Cabang CEO Surabaya  meminta Bapak Pimpinan  untuk menjadi  nara sumber pada acara  Program  Green House  Jend. Sudirman No.89, Terban, Kec. Gondokusuman, Kota Yogyakarta, Daerah Istimewa Yogyakarta pada hari Senin 11 Nopember 2019, pukul 19.00-21.00 di Ruang Arjuna. Lt 2. Pemberitahuan tersebut melalui sekretarisnya melalui telepon.
7. Rabu, 6 Nopember 2019 mengikuti Rakernas REI di Surabaya selama 2 hari di Hotel Novotel Jl. Ngagel No.173-175, Surabaya. Acara jam  16.00- 21.00 di ruang Bugenvil.  Hari berkutnya melakukan kunjungan di beberapa pemukiman perumahan Surabaya Rungkur, Surabaya.
8. Rabu, 27 Nopember 2019 melakukan Rapat rutin dengan stafnya, pada jam 08.00-10.00 untuk rencana pengembangan usaha di ruang pertemuan.
9. Pada hari Sabtu,  16 Nopember 2019 Melakukan  MOU dengan PT Aino Indonesia, yang beralamat di Jl. Acasia Sekip UGM Blok L No.1, Sinduadi, Mlati, Senolowo, Sinduadi, Kec. Mlati, Kabupaten Sleman, Daerah Istimewa Yogyakarta di Novotel Hotel, di R. Merpati, Lt.3, pada jam 09.00-12.00.
10. Pada hari yang sama, Sabtu, 16 Nopember 2019 Pimpinan memimpin rapat koordinasi di kantornya  dengan  para stafnya di ruang 3,pada jam 13.00-15.00.

Jawaban Soal Diatas:

JADWAL KEGIATAN PIMPINAN
PT. KARYA CEMERLANG
NOPEMBER 2019

No	Hari/Tanggal	Pukul	Kegiatan	Tempat	Keterangan
1	Rabu, 6 Nopember 2019	16.00 – 21.00	Mengikuti Rakernas REI	Hotel Novotel Jl. Ngagel No.173-175 Surabaya	2 hari
2	Kamis, 7 Nopember 2019	09.00 – 12.00	Kunjungan di beberapa pemukiman Perumahan Surabaya Rungkur	Surabaya	-
3	Senin, 11 Nopember 2019	19.00 – 21.00	Menjadi Narasumber pada acara Green House	Jl. Jend. Sudirman No. 89, Terban Kec. Gondokusuman, Yogyakarta	Ruang Arjuna Lt 2
4	Sabtu, 16 Nopember 2019	09.00 – 12.00	Melakukan MoU dengan PT Aino Indonesia Jl. Acasia Sekip UGM Blok L No. 1 Sinduadi Kec. Mlati Kab. Sleman	Hotel Novotel	Ruang Merpati Lt 3
5	Sabtu, 16 Nopember 2019	13.00 – 15.00	Memimpin Rapat Koordinasi	Kantor	Ruang 3
6	Minggu, 17 Nopember 2019	09.00 – 12.00	Menerima Kunjungan dari anak Cabang Perusahaan PT Naga Semut Jl. Indrakila 32 Kebumen	Kantor	Penjajagan untuk melakukan kerja sama
7	Kamis, 21 Nopember 2019	10.00 – 12.00	Meeting dengan Bapak Direktur PT Samitex beserta Staffnya	Kantor	Pembahasan Green City Yogyakarta
8	Jum’at, 22 Nopember 2019	10.00 – 14.00	Melakukan kunjungan daerah ke perusahaan anak cabang PT Budi Makmur Jaya Murni Jl. Pelem Lor No. 9, Yogyakarta	Yogyakarta	-
9	Jum’at – Sabtu, 25 – 26 Nopember 2019	08.00 – Selesai	Melakukan perjalanan dinas ke Jakarta untuk melakukan kontrak kerjasama dengan PT Gemilang Selalu	Jakarta	Hari ke 1 Temu Ramah Hari ke 2 Penandatanganan Kontrak
10	Minggu, 27 Nopember 2019	08.00 – 10.00	Rapat rutin dengan staff	Ruang Pertemuan	Untuk rencana pengembangan
11	Senin, 28 Nopember 2019	09.00 – 12.00	Menghadiri rapat CEO	Hotel Harmoni Semarang	Ruang Kutai Lt 2

 

Sekretaris

Wawan Gusniawan, A.Md., S.E