MODUL AJAR
KONSENTRASI KEAHLIAN MANAJEMEN PERKANTORAN
ELEMEN PENGELOLAAN ADMINISTRASI UMUM
|
A.
INFORMASI
UMUM
|
|
1.
Identitas
Modul
|
|
|
Nama
Sekolah
|
:
|
SMKS Al
Intisab Patokbeusi
|
|
|
Nama Guru
|
:
|
Wawan
Gusniawan, S.E
|
|
|
Mata Pelajaran
|
:
|
Konsentrasi
Keahlian Manajemen Perkantoran
|
|
|
Fase/Kelas
|
:
|
F / XI
|
|
|
Program
Keahlian
|
:
|
Manajemen
Perkantoran dan Layanan Bisnis
|
|
|
Konsentrasi
Keahlian
|
:
|
Manajemen
Perkantoran
|
|
|
Alokasi
Waktu
|
:
|
3 Pertemuan
@ 4 x 45 menit
|
|
|
Tahun
Ajaran
|
:
|
2024/2025
|
|
|
|
|
|
|
2.
Kompetensi
Awal
|
|
|
Judul
Elemen
|
:
|
Pengelolaan
Administrasi Perkantoran
|
|
|
Deskripsi
|
:
|
Meliputi
korespondensi Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris tingkat dasar, penanganan
surat (mail handling), dokumen perjalanan dinas, akomodasi dan transportasi
perjalanan dinas (business travelling arrangement), serta pengelolaan
jadwal kegiatan pimpinan (daily agenda).
|
|
|
Capaian
Pembelajaran
|
:
|
Pada
akhir fase F peserta didik mampu memahami pengelolaan administrasi umum,
melaksanakan korespondensi Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris, menerapkan
penanganan surat (mail handling), pengelolaan perjalanan dinas, serta
pengelolaan jadwal kegiatan pimpinan (daily agenda).
|
|
|
|
|
|
|
3.
Profil
Pelajar Pancasila
|
|
|
Bergotong
Royong, Mandiri, Bernalar Kritis dan Kreatif.
|
|
|
|
|
|
|
4.
Sarana dan
Prasarana
|
|
|
Laptop/PC,
Proyektor LCD, PPT/Video Pembelajaran, Internet.
|
|
|
|
|
|
|
5.
Target
Peserta Didik
|
|
|
Peserta
didik mampu:
a.
Memahami pengelolaan
administrasi umum
b.
Memahami korespondensi bahasa
Indonesia dan bahasa Inggris
c.
Memahami
penanganan surat (mail handling)
d.
Memahami dokumen perjalanan
dinas, akomodasi dan transportasi perjalanan dinas (business travelling
arrangement)
e.
Memahami pengelolaan jadwal
agenda pimpinan (daily agenda).
|
|
|
|
|
|
|
6.
Metode Pembelajaran
|
|
|
a.
Discovery
Learning
b.
Project
Based Learning
|
|
|
|
|
|
|
B.
Komponen
Inti
|
|
1.
Tujuan
Pembelajaran
|
|
|
Peserta didik dapat:
a.
Memahami pengelolaan
administrasi umum
b.
Memahami korespondensi bahasa
Indonesia dan bahasa Inggris
c.
Memahami penanganan surat (mail
handling)
d.
Memahami dokumen perjalanan
dinas, akomodasi dan transportasi perjalanan dinas (business travelling
arrangement)
e.
Memahami pengelolaan jadwal
agenda pimpinan (daily agenda).
|
|
|
|
|
|
|
2.
Pertanyaan
Pemantik
|
|
|
a.
Apa saja yang kamu ketahui
tentang administrasi umum?
b.
Apa pentingnya seorang
sekretaris memahami korespondensi Bahasa Indonesia?
c.
Apa pentingnya seorang
sekretaris memahami korespondensi Bahasa Inggris?
d.
Apa yang kamu ketahui tentang
penanganan surat?
e.
Jenis surat apa saja yang kamu
ketahui?
f.
Apa yang dimaksud dengan
perjalanan dinas?
g.
Perbedaan antara perjalanan
dinas dan perjalanan bisnis?
h.
Apakah penting mengelola jadwal
agenda pimpinan?
|
|
|
|
|
|
|
3.
Kegiatan
Pembelajaran Pertemuan Pertama (4 x 45 menit)
|
|
|
Kegiatan Awal (15 menit)
|
|
|
Pendahuluan
a.
Berdoa dengan tujuan penanaman
pembiasaan pada diri peserta didik bahwa pengembangan diri hendaknya selaras
antara imtaq dan iptek.
b.
Guru mengadakan tanya jawab
tentang pengetahuan surat dinas.
c.
Guru menjelaskan topik, tujuan
& manfaat kompetensi yang akan dipelajari, strategi pembelajaran serta
cara penilaian yang akan dilakukan terkait dengan kompetensi yang dipelajari.
d.
Menuliskan judul materi yang mau
diajarkan di papan tulis.
e.
Guru mengadakan asesmen awal
tentang pengetahuan penangnanan administrasi umum dengan cara tanya jawab
dengan peserta didik.
Asesmen Awal
1. Apa saja yang kamu ketahui tentang administrasi umum?
2. Apa pentingnya seorang sekretaris memahami korespondensi?
|
|
|
Kegiatan
Inti (150 menit)
|
|
|
Inti
a.
Peserta didik mendapatkan
pemaparan secara umum tentang administrasi umum
b.
Guru membagi kelompok menjadi 5
kelompok
c.
Setiap anggota dalam tim diminta
untuk menjadi seorang ahli
d.
Semua tim ahli dari tim yang
berbeda berkelompok dan membentuk tim ahli untuk berdiskusi dan mempelajari
materi yang sama yaitu tentang administrasi umum
e.
Masing-masing tim ahli akan
kembali ke kelompok mereka untuk membagikan keahliannya pada tim asal
tersebut
f.
Setiap kelompok membuat
presentasi pada kertas selembar untuk memaparkan hasil diskusi
g.
Tiap tim ahli mempresentasikan
hasil diskusi
h.
Guru memberikan evaluasi
Asesmen
Formatif
Guru
melakukan asesmen formatif saat proses diskusi.
LK. 1.
Bagian Surat
Tulislah
bagian-bagian surat di bawah ini berdasarkan nomor yang tercantum!
|
|
|
|
|
|
Kegiatan
Penutup (15 menit)
|
|
|
a.
Peserta didik dapat menanyakan
hal yang tidak dipahami kepada guru
b.
Peserta didik mengomunikasikan
kendala yang dihadapi selama mengerjakan
c.
Peserta didik menerima apresiasi
dan motivasi dari guru
d.
Peserta didik merefleksi
pembelajaran.
e.
Guru memberi penjelasan peserta
didik untuk presentasi di pertemuan selanjutnya.
f.
Guru mengajak peserta didik
untuk berdoa bersama menutup pelajaran
|
|
|
Refleksi
|
|
|
a.
Apakah ada kendala pada kegiatan
pembelajaran?
b.
Apakah semua siswa aktif dalam
kegiatan pembelajaran?
c.
Apa saja kesulitan siswa yang
dapat diidentifikasi pada kegiatan pembelajaran?
d.
Apakah siswa yang memiliki
kesulitan ketika berkegiatan dapat teratasi dengan baik?
e.
Apa level pencapaian rata-rata
siswa dalam kegiatan pembelajaran ini?
f.
Apakah seluruh siswa dapat
dianggap tuntas dalam pelaksanaan pembelajaran?
g.
Apa strategi agar seluruh siswa
dapat menuntaskan kompetensi?
|
|
|
|
|
|
Referensi
|
|
|
Buku
Paket/Modul, Internet dan Lainnya yang terkait dengan pengelolaan
administrasi umum dan surat menyurat.
|
|
|
|
|
|
|
4.
Kegiatan
Pembelajaran Pertemuan Kedua (4 x 45menit)
|
|
|
Kegiatan Awal (15 menit)
|
|
|
Pendahuluan
a.
Menyiapkan secara psikis dan
fisik, melakukan pembukaan dengan salam pembuka dan berdoa, untuk memulai
pembelajaran, memeriksa kehadiran peserta didik sebagai sikap disiplin dan
Bertakwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.
b.
Memberi motivasi belajar Peserta
didik sesuai materi ajar dalam kehidupan sehari-hari
c.
Mengajukan pertanyaan pematik
yang mengaitkan materi yang akan dipelajari
d.
Menjelaskan tujuan pembelajaran
atau capaian pembelajaran yang akan dicapai.
b.
Guru memberikan gambaran tentang
materi yang dibahas pertemuan sebelumnya secara singkat.
Asesmen Awal
1. Apa pentingnya seorang sekretaris memahami korespondensi
Bahasa Indonesia?
2. Apa
pentingnya seorang sekretaris memahami korespondensi Bahasa Inggris?
|
|
|
Kegiatan Inti (150 menit)
|
|
|
Inti
a.
Peserta didik dibagi menjadi 3
kelompok.
b.
Peserta didik menggali informasi
dari bahan ajar tentang pengertian surat dinas, penulisan surat dinas, dan
contoh surat dinas yang tersedia.
c.
Guru membagi lembar diskusi
untuk masing-masing kelompok.
d.
Secara berkelompok peserta didik
berdiskusi mengidentifikasi pengertian surat dinas dan ketentuan
penulisannya.
e.
Peserta didik menanggapi surat
dinas seperti contoh.
f.
Masing-masing kelompok
mempresentasikan hasil diskusinya.
g.
Peserta didik kelompok lain
menanggapi/ klarifikasi hasil presentasi tentang tanggapan surat dinas.
h.
Guru menyimpukan/ klarifikasi
hasil diskusi tentang penulisan surat dinas berdasarkan ketentuan penulisan,
format dan bentuknya.
Asesmen
Formatif
Guru
melakukan asesmen formatif saat proses diskusi.
LK.
1. Bentuk-bentuk surat
Gambarlah
bentuk-bentuk surat yang sesuai dengan materi pembelajaran pada buku catatan
kalian!
|
|
|
|
|
|
Kegiatan Penutup (15 menit)
|
|
|
a.
Guru dan peserta didik melakukan
refleksi terhadap kegiatan pembelajaran.
b.
Guru bersama peserta didik
menyimpulkan pembelajaran hari ini.
c.
Guru menginformasikan kepada
peserta didik pembelajaran pada pertemuan berikutnya yaitu korespondensi
Bahasa Inggris.
d.
Guru menutup pembelajaran dengan
doa dan salam penutup.
|
|
|
Refleksi
|
|
|
a.
Apakah ada kendala pada kegiatan
pembelajaran?
b.
Apakah semua siswa aktif dalam
kegiatan pembelajaran?
c.
Apa saja kesulitan siswa yang
dapat diidentifikasi pada kegiatan pembelajaran?
d.
Apakah siswa yang memiliki
kesulitan ketika berkegiatan dapat teratasi dengan baik?
e.
Apa level pencapaian rata-rata
siswa dalam kegiatan pembelajaran ini?
f.
Apakah seluruh siswa dapat
dianggap tuntas dalam pelaksanaan pembelajaran?
g.
Apa strategi agar seluruh siswa
dapat menuntaskan kompetensi?
|
|
|
Referensi
|
|
|
Buku
Paket/Modul, Internet dan Lainnya yang terkait dengan pengelolaan
administrasi umum dan surat menyurat.
-
Video tentang Administrasi Umum https://youtu.be/89hbPBSua1I
-
Materi https://drive.google.com/drive/folders/1MLb0VzazAYdUQJvSQODnfsZLjd_8Ucu1
|
|
|
|
|
5.
Kegiatan
Pembelajaran Pertemuan Ketiga (4 x 45menit)
|
|
|
Kegiatan Awal (15 menit)
|
|
|
Pendahuluan
a.
Menyiapkan secara psikis dan
fisik, melakukan pembukaan dengan salam pembuka dan berdoa, untuk memulai pembelajaran,
memeriksa kehadiran peserta didik sebagai sikap disiplin dan Bertakwa kepada
Tuhan Yang Maha Esa.
b.
Memberi motivasi belajar Peserta
didik.
c.
Menjelaskan capaian pembelajaran
yang akan dicapai.
d.
Guru memberikan penjelasan
tentang assessment yang akan dilaksanakan
|
|
|
Kegiatan Inti (50 menit)
|
|
|
Inti
a.
Peserta didik siap untuk
melakukan assessment formatif
b.
Guru memberikan soal
c.
Peserta didik menjawab soal
secara individu
d.
Peserta didik yang sudah selesai
mengumpulkan jawaban asessment
|
|
|
Kegiatan Penutup (155 menit)
|
|
|
Penutup
a.
Peserta didik menerima apresiasi
dan motivasi dari guru
b.
Guru menyampaikan sedikit materi
yang akan dibahas pada pertemuan berikutnya.
b.
Guru mengajak peserta didik
untuk berdoa bersama menutup pelajaran
|
|
|
Refleksi
|
|
|
a.
Apakah ada kendala pada saat
mengerjakan assessment?
b.
Apa saja kesulitan siswa yang
dapat diidentifikasi pada asessment?
c.
Apakah siswa yang memiliki
kesulitan ketika berkegiatan dapat teratasi dengan baik?
|
|
|
|
|
|
|
6.
Asesmen
Sumatif
|
1.
Keseluruhan proses kerjasama
antara dua orang atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk
mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya, adalah pengertian
administrasi menurut ....
A.
William Leffingwell
B.
Sondang P. Siagian
C.
George R. Terry
D.
Artur Grager
E.
Ulbert
2.
Unsur administrasi yang
berupa rangkaian perbuatan karyawan-karyawan dan mengarahkan segenap fasilitas
kerja agar tujuan kerjasama benar adalah ....
A.
Pengorganisasian
B.
Manajemen
C.
Kepegawaian
D.
Tata Usaha
E.
Pemasaran
3.
PerwakilanJabatan
administrasi yang bekerja di bawah pengawasan langsung dan sesuai arahan
atasannya serta tidak bertanggungjawab terhadap pekerjaan orang lain adalah ….
A.
Sekretaris eksekutif
B.
Manajemen kantor
C.
Administrasi kantor
D.
Sekretaris
E.
Sekretaris junior
4.
Orang yang memimpin dalam
pelaksanaan pekerjaan dengan menjalankan fungsi- fungsi manajemen disebut juga
sebagai orang dengan jabatan menajerial, jabatan tersebut memiliki bawahan yang
disebut ....
A.
Direktur
B.
Jabatan staf
C.
Kepala personalia
D.
Kepala administrasi
E.
Jabatan manajerial
5.
Berikut ini yang merupakan
syarat-syarat kepribadian yang harus dipenuhi oleh seorang personel
administrasi adalah ....
A.
Loyalitas,
tanggungjawab, kerapian dan dapat menyimpan rahasia
B.
Tanggungjawab, tekun dan
rajin, kesabatan serta konsistensi
C.
Tekun dan rajin, kerapian,
kesabaran serta keterampilan
D.
Tekun dan rapi, kesabaran,
kerapian serta konsistensi
E.
Loyalitas, tekun dan rajin,
kesabaran serta kerapian
6.
Pada zaman teknologi yang
semakin maju seperti ini, seseorang dapat memberikan informasi dari media apa
saja. Seorang pimpinan dapat memberikan pengumuman kepada karyawannya
menggunakan telepon genggam secara menyeluruh. Peran seorang pimpinan dalam
memberikan informasi pada ilustrasi tersebut adalah ....
A.
Komunikan
B.
Pesan
C.
Komunikator
D.
Media
E.
Feedback
7.
Semua sarana yang dipergunakan
untuk memproduksi, mendistribusikan atau menyebarkan dan menyampaikan informasi
merupakan pengertian dari ….
A.
Komunikan
B.
Komunikasi
C.
Media komunikasi
D.
Pesan
E.
Informasi
8.
Berikut ini yang bukan
merupakan media komunikasi yang digunakan secara internal adalah ....
A.
Telepon
B.
Surat
C.
Papan pengumuman
D.
TV
E.
House jurnal
9.
Berikut ini yang bukan
merupakan komunikasi tatap muka langsung adalah ....
A.
Rapat
B.
Menelpon
C.
Diskusi
D.
Pertemuan
E.
Mengobrol
10.
Surat lamaran pekerjaan
yang penulisannya dapat digabungkan dengan daftar riwayat hidup, yang dikenal
dengan istilah ....
A.
Curriculum vitae
B.
Curriculum privat
C.
Curriculum vitaed
D.
Curriculum vitalis
E.
Curriculum vitas
11.
Surat yang ditulis oleh
seseorang kepada seseorang tertentu, yang isinya menyangkut kepentingan pribadi
misalnya surat kepada orangtua atau keluarga, surat ucapan terimakasih, surat
ijin, surat lamaran kerja dan lain-lain merupakan pengertian dari surat ...
A.
Niaga
B.
Sosial
C.
Pribadi
D.
Penting
E.
Dinas
12.
Di bawah ini yang bukan
merupakan fungsi surat dinas adalah ....
A.
Sebagai pedoman pekerjaan
B.
Untuk kepentingan
resmi kantor
C.
Sebagai alat pengingat
D.
Sebagai bukti perkembangan
suatu instansi atau lembaga
E.
Sebagai alat bukti
13.
Di bawah ini beberapa
persyaratan untuk membuat sebuah surat dinas, kecuali ....
A.
Surat harus lebih dari
satu halaman agar isi surat jelas
B.
Format dari surat tidak
terlalu panjang harus langsung pada inti yang ingin disampaikan
C.
Bahasa yang digunakan harus
bahasa resmi, sopan dan mudah untuk dipahami pembaca
D.
Isi dari surat tidak
terlalu panjang harus langsung pada inti yang ingin disampaikan
E.
Surat harus menggambarkan
citra dari instansi atau lembaga yang membuatnya
14.
Surat yang memuat
keterangan tentang penugasan seseorang pejabat/ pegawai suatu kantor, untuk
bertugas ke suatu wilayah dengan biaya kantor untuk jangka waktu yang
ditentukan, merupakan pengertian dari surat ....
A.
Surat perjalanan dinas
B.
Surat tugas
C.
Surat edaran
D.
Surat kuasa
E.
Surat ijin
15.
Surat yang dibuat oleh
seorang pimpinan/ pejabat tertentu yang berisi keterangan tentang keadaan pribadi
seseorang berdasarkan data-data autentik yang tidak karena diminta sendiri oleh
pihak yang bersangkutan untuk kepentingan pribadinya, merupakan pengertian dari
surat ....
A.
Surat undangan
B.
Surat tugas
C.
Surat edaran
D.
Surat pesanan
E.
Surat rekomendasi
16.
Di bawah ini yang bukan
merupakan business letter adalah ....
A.
Confirmation letter
B.
Meeting invitation
C.
Inquiry letter
D.
Wedding invitation
card
E.
Apology letter
17.
Susan ingin melamar
pekerjaan ke sebuah perusahaan internasional. Surat yang tepat dibuat Susan
untuk melamar pekerjaan di perusahaan tersebut adalah ....
A.
Letter of notification
B.
Announcement letter
C.
Invitation letter
D.
Work letter
E.
Application letter
18.
Dalam menulis surat dalam
Bahasa Inggris, kita harus memperhatikan gaya bahasa didalamnya yaitu ....
A.
Bahasa yang formal
B.
Menggunakan bahasa yang
pasti dan jelas
C.
Jangan menyingkat kata
D.
Hindari menggunakan format
italic dan bold
E.
Semua jawaban benar
19.
Di bawah ini komponen yang
terdapat di curriculum vitae, kecuali ....
A.
Name
B.
Addres
C.
Place, Date of birth
D.
Dream
E.
Status
20.
Cara menulis tanggal “13
Januari 2006” dalam American style adalah ....
A.
13th January, 2006
B.
13 January 2006
C.
January 13 2006
D.
January 13, 2006
E.
January 13rd, 2006
Nilai = Jumlah
benar x 5
|
7.
Pengayaan
dan Ramedial
|
|
|
Pengayaan
|
:
|
Deskripsi
= Pengayaan
diberikan kepada peserta didik yang mempunyai capaian tinggi.
|
|
|
|
|
Jenis
Materi = Materi tentang Konsep Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis
|
|
|
Ramedial
|
:
|
Deskripsi =
Remedial diberikan kepada peserta didik yang mempunyai capaian rendah sampai sedang.
|
|
|
|
|
Jenis
Materi = Materi dan lembar kegiatan sama dengan yang telah disampaikan.
|
Patokbeusi, 15 Juli 2024
Mengesahkan, Mengetahui,
Kepala SMK Al
Intisab Waka
Kurikulum Guru
Mapel
H. Wasep
Burhanudin, S.T Abdul
Rohman, S.Kom Wawan
Gusniawan, S.E
LAMPIRAN RINGKASAN MATERI
I.
KEGIATAN
SYRAT MENYURAT DALAM BAHASA INDONESIA
A.
Pengertian
Surat
Surat adalah lembaran kertas yang memuat bahan komunikasi /
informasi yang disampaikan oleh satu pihak kepihak lain, baik atas nama pribadi
maupun atas nama organisasi atau kantor. Saat ini, dengan berkembangnya surat
elektronik, pengertian surat berubah menjadi komunikasi tertulis yang mempunyai
tujuan dan metode penulisan yang berstruktur. Komunikasi melalui media surat
masih dianggap paling efektif dan ekonomis, walaupun sudah banyak alat
komunikasi yang canggih seperti HP, Radio dan TV.
B.
FUNGSI SURAT
Selain berfungsi alat komunikasi, surat juga berfungsi sebagai
berikut:
1.
Alat Bukti Tertulis. Surat sebagai
bukti tertulis jika terjadi perselisihan antar organisasi / perusahaan atau
orang orang yang telah mengadakan hubungan surat menyurat. Contoh Surat perjanjian.
2.
Alat Pengingat. Surat dapat
dipakai untuk mengetahui hal –hal yang telah lama disepakati atau disetujui
bersama. Contoh: surat pesanan, dan surat undangan.
3.
Bukti Historis.Surat dapat
dijadikan bahan riset / penelitian untuk mengetahui aktivitas organisasi /
peruusahaan dimasa yang lalu. Contoh: bukti – bukti transaksi.
4.
Duta Organisasi. Surat dapat
mencerminkan kondisi intern dari suatu organisasi/ perusahaan. Contoh: penggunaan
bahasa surat, pengetikan surat, dan kerapian dalam pembuatan surat.
5.
Pedoman. Surat dapat dijadikan
pedoman dalam melaksanakan suatu tugas/ pekerjaan. Contoh: surat tugas, surat
keputusan, dan surat kuasa.
6.
Srana Promosi. Surat dapat
dijadikan sarana promosi suatu perusahaan, karena biasanya pada surat resmi
tercantum pada kepala surat mengenai indentitas perusahaan.
C.
JENIS – JENIS
SURAT
Jenis-jenis surat dapat dikelompokkan berdasaarkan wujudnya,
tujuan, sifat isi, jumlah penerima, keamanan isi, dan urgensi penyelesaiannya.
Perhatikan Uraian berikut:
1.
Jenis- Jenis Surat Berdasarkan
Wujudnya; Kartu Pos, Warkat Pos, Surat Bersampul, dan Memorandum dan Nota.
2.
Jenis- jenis Surat Berdasarkan
Tujuannya, yaitu Surat Permintaan penawaran, surat penawaran, surat pesanan,
surat pemberitahuan, surat pengantar, surat perjanjian, dan surat keputusan.
3.
Jenis- jenis Surat Berdasarkan
Sifat isinya; Surat Niaga Bisnis, Surat pribadi, Surat Sosial Bisnis, Surat
Resmi, Surat Internal Bisnis, Surat Dinas.
4.
Jenis Jenis Surat Berdasarkan
jumlah Penerimanya; Surat biasa, Surat Edaran, Surat pengumuman.
5.
Jenis- jenis Surat Berdasarkan
Keamanan Isinya; Surat Sangat Rahasia, Surat Rahasia, Surat Biasa.
6.
Jenis- jenis Surat Berdasarkan
Urgensi Penyelesaiannya; Surat Penting, Surat Biasa / Rutin, dan siurat
rahasia.
D.
PERLENGKAPAN
SURAT
Dalam kegiatan surat menyurat. Anda memerlukan beberapa
perlengkapan, seperti:
1.
Kertas Surat, kertas onion skin, radio
band, dan canconde dengan ukuran berat 80 -110 gram. Kertas HVS putih ukuran
berat 70 -80 gram., Kerrtas dorslog, kertas tipis Kertas stensil, dipakai untuksurat
yang akan digandakan dalam jumlah banyak.
2.
Amplop / Sampul surat, yaitu; Commercial,
Drug, Bilfold, Card, Double Fold, Air mail, Coin, Window, Official, Pence,
Catalogue, Invoice Tag, dsb.
3.
Lipatan Surat: Lipatan Prancis,
Lipatan Baron, Lipatan setengah baku, Lipatan baku, lipatan akordion, lipatan
baku rendah, modifikasi lipatan akordion, lipatan tunggal dan lipatan ganda.
E.
BAGIAN –
BAGIAN SURAT
Bagian Bagian surat merupakan unsur yang sangat penting dalam
penulisan surat dan harus diperhatikan kelengkapannya, kelengkapan ini
bertujuan agar pesan yang disampaikan dapat tepat sasaran. Adapun bagian – bagian
surat adalah:
1.
Kepala Surat
2.
Nomor Surat
3.
Tanggal Surat
4.
Lampiran
5.
Perihal / Hal
6.
Alamat Dalam / Alamat Tujuan
7.
Salam Pembuka
8.
Isi Surat
9.
Salam Penutup
10.
Nama Organisasi / Perusahaan
11.
Jabatan
12.
Penangung jawab surat
13.
Tembusan / tindasan / Carbon Copy
(CC).
F.
BENTUK-
BENTUK SURAT
Surat yang lengkap terdiri atas bagian – bagian yang telah
disebutkan sebelumnya dan disusun dalam bentuk sebuah surat. Ada dua versi
bentuk surat, yaitu versi Internasional yang dipakai pada Perusahaan Swasta dan
versi Lembaga Administrasi Negara (LAN). Berikut adalah perbandingan bentuk –
bentuk surat versi Internasional dan Versi LAN.
1.
Bentuk Surat Lurus Penuh (Full
Block Style).
2.
Bentuk Surat Lurus (Block Style).
3.
Bentuk Surat Setengah Lurus (Semi
Block Style).
4.
Bentuk Surat Lekuk (Indented
Style).
5.
Bentuk Surat Menggantung (Hanging
Paragraph Style).
6.
Bentuk Suart Resmi (Official
Style).
7.
Estetika Surat.
Surat sebagai
salah satu sarana komunikasi dapat mencerminkan pribadi dari pembuatsurat, baik
Instansi / Perusahaan atau individu.
II.
KEGIATAN
SURAT MENYURAT DALAM BAHASA INGGRIS
A.
Bagian –
Bagian atau Kerangka Surat Bisnis Berbahasa Inggris.
Sama halnya dengan surat bisnis berbahasa Indonesia, surat bisnis
berbahasa Inggris juga memiliki struktur atau bagian-bagian surat. Sruktur
surat berbahasa Inggris juga cenderung sama dengan stuktur atau bagian-bagian
surat yang ada pada surat berbahasa Inggris.
1.
Letter Head (Kepala
Suarat / Kop Surat).
2.
Letter Date (Tanggal
Suarat)
3.
Reference (Nomor
Surat)
4.
Inside Adress (Alamat Yang
dituju / Alamat Dalam).
5.
Attention Line (Baris
Perhatian).
6.
Subject Matter (Perihal
Surat)
7.
Salutation (Salam
Pembuka).
8.
Body Of letter (Isi Surat)
9.
Conclusion / Complimentary Close (Salam
Penutup)
10.
Signature (Tanda Tangan
Penanggung Jawab Surat)
11.
Initial (Inisial)
12.
Enclosure (lampiran)
dan Carbon Copy / CC (Tembusan).
B.
CONTOH
–CONTOH SURAT BISNIS DALAM BAHASA INGGRIS
1.
Inquiry Letter (Suarat
Permintaan Penawaran).
2.
Offering Letter (Surat
Penawaran).
3.
Order Letter (Surat
Pesanan).
4.
Payment Leteer (Surat
Pembayaran).
5.
Deliverry Letter (Surat
pengiriman).
6.
Complaint Letter (Surat
Pengaduan)
7.
Collection Letter (Surat
Tagihan)
8.
Invitation Letter (Suarat
Undangan).
III. SURAT MENYURAT
A.
SURAT PRIBADI
Surat pribadi yang dikirim kepada perseorangan tertentu bebeda
dengan suarat resmiatau surat dinas. Yang dikirim pada instansi atau lembaga.
Ada beberapa hal yang membedakan antara surat pribadi dan surat resmi, yakni
sebagai berikut:
1.
Penulisan suart pribadi
menggunakan pronominal yang mengacu langsung kepada diri sesorang, yakni saya,
karena penuliusan suart tersebut tidak mewakili organisasi tertentu.
2.
Surat pribaditidak memiliki
kepala/ kop surat, nomor surat, jabatan surat, ataupun symbolsymbol organisasi.
3.
Surat pribadi berbentuk tulisan
panjang dan berisikan hal –hal yang sifatnya pribadi dan tidak menyangkut
instansi atau organisasi.
4.
Tidak memiliki aturan khusus dalam
penulisannya (bebas).
B.
MACAM – MACAM
SURAT PRIBADI
Dari segi isi, surat pribadi dibedakan menjadi dua, yaikni suart
pribadi yang bersifat kekeluargaan dan suart yang bersifat kedinasan setengah
resmi.
1.
Surat pribadi yang bersifat yang
bersifat kekeluargaan.
2.
Surat yang bersifat kedinasan
(Setengah resmi), yang ditujukan kepada seseorang yang bergabung dalam suatu
organisasi atau instansi tertentu.
C.
SURAT LAMARAN
PEKERJAAN
1.
Pengertian Surat Lamaran
Pekerjaan.
Surat lamaran pekerjaan adalah surat yang dibuat oleh seseorang
yang ditujukan kepada perusahaan dan berisikan permohonan untuk memperoleh
pekerjaansesuai dengan jabatan yang ditawarkan, serta kemampuan yang dimiliki
oleh pelamar.
2.
Isi Pokok dan Tata Cara Penulisan
Siurat Lamaran Pekerjaan.
Isi pokok dalam surat lamaran pekerjaan harus mencantumkan sumber
lowongan pekerjaan, posisi jabatan, yang diinginkan, data pribadi, serta
melampirkan bukti – bukti pendukung, misalnya ijazah, transkrip nilai, dan
sertifikat.
3.
Sumber Informasi tentang Lowongan
Pekerjaan.
Sumber informasi mengenai lowongan pekerjaan dapat dicari /
diperoleh dari iklan di media massa, seperti majalah, surat kabar TV, radio dan
Internet. Informasi tentang lowongan pekerjaan juga dapat diperoleh melalui
relasi, seperti teman atau kerabat.
Sumathy, dkk. 2011. Office Management (Office Secretaryship)
Vocational Education HigherSecondary-Second Year. Tamilnadu Tectbook
Corporation.
Martono, E. 1990. Surat-Menyurat Dinas Bahasa Indonesia. Jakarta:
Karya Utama.
Soewito (dkk). 1978. Surat-Menyurat Indonesia I. Jakarta:
Departemen Pendidikan dan Kebudayaan.
|
GLOSARIUM
|
|
Administrasi
|
:
|
Usaha
dan kegiatan yang meliputi penetapan tujuan serta penetapan cara cara
penyelengaraan pembinaan organisasi.
|
|
Bursa
kerja
|
:
|
Pusat yang menjadi tempat penawaran pekerjaan.
|
|
Digital
|
:
|
Berhubungan dengan angka – angka untuk system perhitungan tertentu.
|
|
Dinas
|
:
|
Bagian kantor pemerintah yang mengurus pekerjaan tertentu; jawatan.
|
|
Kop
|
:
|
Kepala
judul
|
|
Korespondensi
|
:
|
Perihal surat menyurat
|
|
Laman
|
:
|
Halaman utama dari suatu situs web yang diakses oleh pengguna pada
awal masuk ke situs tersebut.
|
|
Niaga
|
:
|
Kegiatan jual beli dan sebagainya untuk memperoleh untung dagang.
|
|
Nota
|
:
|
Surat
peringatan (penunjukkan, catatan).
|
|
Perihal
|
:
|
Keadaan, hal, peristiwa, kejadian.
|
|
Referensi
|
:
|
Sumber acuan.
|
|
Transfer
|
:
|
Pindah atau beralih tempat
|
|
Warkat
|
:
|
Lembar
surat pos yang dapat dilipat seprti surat tertutup.
|
