CONTOH MODUL AJAR MANAJEMEN PERKANTORAN (ELEMEN PENGELOLAAN ADMINISTRASI UMUM)

 

MODUL AJAR

KONSENTRASI KEAHLIAN MANAJEMEN PERKANTORAN

ELEMEN PENGELOLAAN ADMINISTRASI UMUM

 

A.    INFORMASI UMUM
1.    Identitas Modul
	Nama Sekolah	:	SMKS Al Intisab Patokbeusi
	Nama Guru	:	Wawan Gusniawan, S.E
	Mata Pelajaran	:	Konsentrasi Keahlian Manajemen Perkantoran
	Fase/Kelas	:	F / XI
	Program Keahlian	:	Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis
	Konsentrasi Keahlian	:	Manajemen Perkantoran
	Alokasi Waktu	:	3 Pertemuan @ 4 x 45 menit
	Tahun Ajaran	:	2024/2025
2.    Kompetensi Awal
	Judul Elemen	:	Pengelolaan Administrasi Perkantoran
	Deskripsi	:	Meliputi korespondensi Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris tingkat dasar, penanganan surat (mail handling), dokumen perjalanan dinas, akomodasi dan transportasi perjalanan dinas (business travelling arrangement), serta pengelolaan jadwal kegiatan pimpinan (daily agenda).
	Capaian Pembelajaran	:	Pada akhir fase F peserta didik mampu memahami pengelolaan administrasi umum, melaksanakan korespondensi Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris, menerapkan penanganan surat (mail handling), pengelolaan perjalanan dinas, serta pengelolaan jadwal kegiatan pimpinan (daily agenda).
3.    Profil Pelajar Pancasila
	Bergotong Royong, Mandiri, Bernalar Kritis dan Kreatif.
4.    Sarana dan Prasarana
	Laptop/PC, Proyektor LCD, PPT/Video Pembelajaran, Internet.
5.    Target Peserta Didik
	Peserta didik mampu: a.       Memahami pengelolaan administrasi umum b.       Memahami korespondensi bahasa Indonesia dan bahasa Inggris c.       Memahami penanganan surat (mail handling) d.       Memahami dokumen perjalanan dinas, akomodasi dan transportasi perjalanan dinas (business travelling arrangement) e.       Memahami pengelolaan jadwal agenda pimpinan (daily agenda).
6.    Metode Pembelajaran
	a.       Discovery Learning b.       Project Based Learning
B.    Komponen Inti
1.     Tujuan Pembelajaran
	Peserta didik dapat: a.       Memahami pengelolaan administrasi umum b.       Memahami korespondensi bahasa Indonesia dan bahasa Inggris c.       Memahami penanganan surat (mail handling) d.       Memahami dokumen perjalanan dinas, akomodasi dan transportasi perjalanan dinas (business travelling arrangement) e.       Memahami pengelolaan jadwal agenda pimpinan (daily agenda).
2.     Pertanyaan Pemantik
	a.       Apa saja yang kamu ketahui tentang administrasi umum? b.       Apa pentingnya seorang sekretaris memahami korespondensi Bahasa Indonesia? c.       Apa pentingnya seorang sekretaris memahami korespondensi Bahasa Inggris? d.       Apa yang kamu ketahui tentang penanganan surat? e.       Jenis surat apa saja yang kamu ketahui? f.        Apa yang dimaksud dengan perjalanan dinas? g.       Perbedaan antara perjalanan dinas dan perjalanan bisnis? h.       Apakah penting mengelola jadwal agenda pimpinan?
3.     Kegiatan Pembelajaran Pertemuan Pertama (4 x 45 menit)
	Kegiatan Awal (15 menit)
	Pendahuluan a.       Berdoa dengan tujuan penanaman pembiasaan pada diri peserta didik bahwa pengembangan diri hendaknya selaras antara imtaq dan iptek. b.       Guru mengadakan tanya jawab tentang pengetahuan surat dinas. c.       Guru menjelaskan topik, tujuan & manfaat kompetensi yang akan dipelajari, strategi pembelajaran serta cara penilaian yang akan dilakukan terkait dengan kompetensi yang dipelajari. d.       Menuliskan judul materi yang mau diajarkan di papan tulis. e.       Guru mengadakan asesmen awal tentang pengetahuan penangnanan administrasi umum dengan cara tanya jawab dengan peserta didik. Asesmen Awal 1. Apa saja yang kamu ketahui tentang administrasi umum? 2. Apa pentingnya seorang sekretaris memahami korespondensi?
	Kegiatan Inti (150 menit)
	Inti a.       Peserta didik mendapatkan pemaparan secara umum tentang administrasi umum b.       Guru membagi kelompok menjadi 5 kelompok c.       Setiap anggota dalam tim diminta untuk menjadi seorang ahli d.       Semua tim ahli dari tim yang berbeda berkelompok dan membentuk tim ahli untuk berdiskusi dan mempelajari materi yang sama yaitu tentang administrasi umum e.       Masing-masing tim ahli akan kembali ke kelompok mereka untuk membagikan keahliannya pada tim asal tersebut f.        Setiap kelompok membuat presentasi pada kertas selembar untuk memaparkan hasil diskusi g.       Tiap tim ahli mempresentasikan hasil diskusi h.       Guru memberikan evaluasi Asesmen Formatif Guru melakukan asesmen formatif saat proses diskusi. LK. 1. Bagian Surat Tulislah bagian-bagian surat di bawah ini berdasarkan nomor yang tercantum!
	Kegiatan Penutup (15 menit)
	a.       Peserta didik dapat menanyakan hal yang tidak dipahami kepada guru b.       Peserta didik mengomunikasikan kendala yang dihadapi selama mengerjakan c.       Peserta didik menerima apresiasi dan motivasi dari guru d.       Peserta didik merefleksi pembelajaran. e.       Guru memberi penjelasan peserta didik untuk presentasi di pertemuan selanjutnya. f.        Guru mengajak peserta didik untuk berdoa bersama menutup pelajaran
	Refleksi
	a.       Apakah ada kendala pada kegiatan pembelajaran? b.       Apakah semua siswa aktif dalam kegiatan pembelajaran? c.       Apa saja kesulitan siswa yang dapat diidentifikasi pada kegiatan pembelajaran? d.       Apakah siswa yang memiliki kesulitan ketika berkegiatan dapat teratasi dengan baik? e.       Apa level pencapaian rata-rata siswa dalam kegiatan pembelajaran ini? f.        Apakah seluruh siswa dapat dianggap tuntas dalam pelaksanaan pembelajaran? g.       Apa strategi agar seluruh siswa dapat menuntaskan kompetensi?
	Referensi
	Buku Paket/Modul, Internet dan Lainnya yang terkait dengan pengelolaan administrasi umum dan surat menyurat.
4.     Kegiatan Pembelajaran Pertemuan Kedua (4 x 45menit)
	Kegiatan Awal (15 menit)
	Pendahuluan a.       Menyiapkan secara psikis dan fisik, melakukan pembukaan dengan salam pembuka dan berdoa, untuk memulai pembelajaran, memeriksa kehadiran peserta didik sebagai sikap disiplin dan Bertakwa kepada Tuhan Yang Maha Esa. b.       Memberi motivasi belajar Peserta didik sesuai materi ajar dalam kehidupan sehari-hari c.       Mengajukan pertanyaan pematik yang mengaitkan materi yang akan dipelajari d.       Menjelaskan tujuan pembelajaran atau capaian pembelajaran yang akan dicapai. b.       Guru memberikan gambaran tentang materi yang dibahas pertemuan sebelumnya secara singkat. Asesmen Awal 1. Apa pentingnya seorang sekretaris memahami korespondensi Bahasa Indonesia? 2. Apa pentingnya seorang sekretaris memahami korespondensi Bahasa Inggris?
	Kegiatan Inti (150 menit)
	Inti a.       Peserta didik dibagi menjadi 3 kelompok. b.       Peserta didik menggali informasi dari bahan ajar tentang pengertian surat dinas, penulisan surat dinas, dan contoh surat dinas yang tersedia. c.       Guru membagi lembar diskusi untuk masing-masing kelompok. d.       Secara berkelompok peserta didik berdiskusi mengidentifikasi pengertian surat dinas dan ketentuan penulisannya. e.       Peserta didik menanggapi surat dinas seperti contoh. f.        Masing-masing kelompok mempresentasikan hasil diskusinya. g.       Peserta didik kelompok lain menanggapi/ klarifikasi hasil presentasi tentang tanggapan surat dinas. h.       Guru menyimpukan/ klarifikasi hasil diskusi tentang penulisan surat dinas berdasarkan ketentuan penulisan, format dan bentuknya. Asesmen Formatif Guru melakukan asesmen formatif saat proses diskusi. LK. 1. Bentuk-bentuk surat Gambarlah bentuk-bentuk surat yang sesuai dengan materi pembelajaran pada buku catatan kalian!
	Kegiatan Penutup (15 menit)
	a.       Guru dan peserta didik melakukan refleksi terhadap kegiatan pembelajaran. b.       Guru bersama peserta didik menyimpulkan pembelajaran hari ini. c.       Guru menginformasikan kepada peserta didik pembelajaran pada pertemuan berikutnya yaitu korespondensi Bahasa Inggris. d.       Guru menutup pembelajaran dengan doa dan salam penutup.
	Refleksi
	a.       Apakah ada kendala pada kegiatan pembelajaran? b.       Apakah semua siswa aktif dalam kegiatan pembelajaran? c.       Apa saja kesulitan siswa yang dapat diidentifikasi pada kegiatan pembelajaran? d.       Apakah siswa yang memiliki kesulitan ketika berkegiatan dapat teratasi dengan baik? e.       Apa level pencapaian rata-rata siswa dalam kegiatan pembelajaran ini? f.        Apakah seluruh siswa dapat dianggap tuntas dalam pelaksanaan pembelajaran? g.       Apa strategi agar seluruh siswa dapat menuntaskan kompetensi?
	Referensi
	Buku Paket/Modul, Internet dan Lainnya yang terkait dengan pengelolaan administrasi umum dan surat menyurat. - Video tentang Administrasi Umum https://youtu.be/89hbPBSua1I - Materi https://drive.google.com/drive/folders/1MLb0VzazAYdUQJvSQODnfsZLjd_8Ucu1
5.     Kegiatan Pembelajaran Pertemuan Ketiga (4 x 45menit)
	Kegiatan Awal (15 menit)
	Pendahuluan a.       Menyiapkan secara psikis dan fisik, melakukan pembukaan dengan salam pembuka dan berdoa, untuk memulai pembelajaran, memeriksa kehadiran peserta didik sebagai sikap disiplin dan Bertakwa kepada Tuhan Yang Maha Esa. b.       Memberi motivasi belajar Peserta didik. c.       Menjelaskan capaian pembelajaran yang akan dicapai. d.       Guru memberikan penjelasan tentang assessment yang akan dilaksanakan
	Kegiatan Inti (50 menit)
	Inti a.       Peserta didik siap untuk melakukan assessment formatif b.       Guru memberikan soal c.       Peserta didik menjawab soal secara individu d.       Peserta didik yang sudah selesai mengumpulkan jawaban asessment
	Kegiatan Penutup (155 menit)
	Penutup a.       Peserta didik menerima apresiasi dan motivasi dari guru b.       Guru menyampaikan sedikit materi yang akan dibahas pada pertemuan berikutnya. b.       Guru mengajak peserta didik untuk berdoa bersama menutup pelajaran
	Refleksi
	a.       Apakah ada kendala pada saat mengerjakan assessment? b.       Apa saja kesulitan siswa yang dapat diidentifikasi pada asessment? c.       Apakah siswa yang memiliki kesulitan ketika berkegiatan dapat teratasi dengan baik?
6.     Asesmen Sumatif

1.       Keseluruhan proses kerjasama antara dua orang atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya, adalah pengertian administrasi menurut ....

A.      William Leffingwell

B.      Sondang P. Siagian

C.      George R. Terry

D.      Artur Grager

E.       Ulbert

2.       Unsur administrasi yang berupa rangkaian perbuatan karyawan-karyawan dan mengarahkan segenap fasilitas kerja agar tujuan kerjasama benar adalah ....

A.      Pengorganisasian

B.      Manajemen

C.      Kepegawaian

D.      Tata Usaha

E.       Pemasaran

3.       PerwakilanJabatan administrasi yang bekerja di bawah pengawasan langsung dan sesuai arahan atasannya serta tidak bertanggungjawab terhadap pekerjaan orang lain adalah ….

A.      Sekretaris eksekutif

B.      Manajemen kantor

C.      Administrasi kantor

D.      Sekretaris

E.       Sekretaris junior

4.       Orang yang memimpin dalam pelaksanaan pekerjaan dengan menjalankan fungsi- fungsi manajemen disebut juga sebagai orang dengan jabatan menajerial, jabatan tersebut memiliki bawahan yang disebut ....

A.      Direktur

B.      Jabatan staf

C.      Kepala personalia

D.      Kepala administrasi

E.       Jabatan manajerial

5.       Berikut ini yang merupakan syarat-syarat kepribadian yang harus dipenuhi oleh seorang personel administrasi adalah ....

A.      Loyalitas, tanggungjawab, kerapian dan dapat menyimpan rahasia

B.      Tanggungjawab, tekun dan rajin, kesabatan serta konsistensi

C.      Tekun dan rajin, kerapian, kesabaran serta keterampilan

D.      Tekun dan rapi, kesabaran, kerapian serta konsistensi

E.       Loyalitas, tekun dan rajin, kesabaran serta kerapian

6.       Pada zaman teknologi yang semakin maju seperti ini, seseorang dapat memberikan informasi dari media apa saja. Seorang pimpinan dapat memberikan pengumuman kepada karyawannya menggunakan telepon genggam secara menyeluruh. Peran seorang pimpinan dalam memberikan informasi pada ilustrasi tersebut adalah ....

A.      Komunikan

B.      Pesan

C.      Komunikator

D.      Media

E.       Feedback

7.       Semua sarana yang dipergunakan untuk memproduksi, mendistribusikan atau menyebarkan dan menyampaikan informasi merupakan pengertian dari ….

A.      Komunikan

B.      Komunikasi

C.      Media komunikasi

D.      Pesan

E.       Informasi

8.       Berikut ini yang bukan merupakan media komunikasi yang digunakan secara internal adalah ....

A.      Telepon

B.      Surat

C.      Papan pengumuman

D.      TV

E.       House jurnal

9.       Berikut ini yang bukan merupakan komunikasi tatap muka langsung adalah ....

A.      Rapat

B.      Menelpon

C.      Diskusi

D.      Pertemuan

E.       Mengobrol

10.   Surat lamaran pekerjaan yang penulisannya dapat digabungkan dengan daftar riwayat hidup, yang dikenal dengan istilah ....

A.      Curriculum vitae

B.      Curriculum privat

C.      Curriculum vitaed

D.      Curriculum vitalis

E.       Curriculum vitas

11.   Surat yang ditulis oleh seseorang kepada seseorang tertentu, yang isinya menyangkut kepentingan pribadi misalnya surat kepada orangtua atau keluarga, surat ucapan terimakasih, surat ijin, surat lamaran kerja dan lain-lain merupakan pengertian dari surat ...

A.      Niaga

B.      Sosial

C.      Pribadi

D.      Penting

E.       Dinas

12.   Di bawah ini yang bukan merupakan fungsi surat dinas adalah ....

A.      Sebagai pedoman pekerjaan

B.      Untuk kepentingan resmi kantor

C.      Sebagai alat pengingat

D.      Sebagai bukti perkembangan suatu instansi atau lembaga

E.       Sebagai alat bukti

13.   Di bawah ini beberapa persyaratan untuk membuat sebuah surat dinas, kecuali ....

A.      Surat harus lebih dari satu halaman agar isi surat jelas

B.      Format dari surat tidak terlalu panjang harus langsung pada inti yang ingin disampaikan

C.      Bahasa yang digunakan harus bahasa resmi, sopan dan mudah untuk dipahami pembaca

D.      Isi dari surat tidak terlalu panjang harus langsung pada inti yang ingin disampaikan

E.       Surat harus menggambarkan citra dari instansi atau lembaga yang membuatnya

14.   Surat yang memuat keterangan tentang penugasan seseorang pejabat/ pegawai suatu kantor, untuk bertugas ke suatu wilayah dengan biaya kantor untuk jangka waktu yang ditentukan, merupakan pengertian dari surat ....

A.      Surat perjalanan dinas

B.      Surat tugas

C.      Surat edaran

D.      Surat kuasa

E.       Surat ijin

15.   Surat yang dibuat oleh seorang pimpinan/ pejabat tertentu yang berisi keterangan tentang keadaan pribadi seseorang berdasarkan data-data autentik yang tidak karena diminta sendiri oleh pihak yang bersangkutan untuk kepentingan pribadinya, merupakan pengertian dari surat ....

A.      Surat undangan

B.      Surat tugas

C.      Surat edaran

D.      Surat pesanan

E.       Surat rekomendasi

16.   Di bawah ini yang bukan merupakan business letter adalah ....

A.      Confirmation letter

B.      Meeting invitation

C.      Inquiry letter

D.      Wedding invitation card

E.       Apology letter

17.   Susan ingin melamar pekerjaan ke sebuah perusahaan internasional. Surat yang tepat dibuat Susan untuk melamar pekerjaan di perusahaan tersebut adalah ....

A.      Letter of notification

B.      Announcement letter

C.      Invitation letter

D.      Work letter

E.       Application letter

18.   Dalam menulis surat dalam Bahasa Inggris, kita harus memperhatikan gaya bahasa didalamnya yaitu ....

A.      Bahasa yang formal

B.      Menggunakan bahasa yang pasti dan jelas

C.      Jangan menyingkat kata

D.      Hindari menggunakan format italic dan bold

E.       Semua jawaban benar

19.   Di bawah ini komponen yang terdapat di curriculum vitae, kecuali ....

A.      Name

B.      Addres

C.      Place, Date of birth

D.      Dream

E.       Status

20.   Cara menulis tanggal “13 Januari 2006” dalam American style adalah ....

A.      13th January, 2006

B.      13 January 2006

C.      January 13 2006

D.      January 13, 2006

E.       January 13rd, 2006

Nilai = Jumlah benar x 5

 

7.     Pengayaan dan Ramedial
	Pengayaan	:	Deskripsi = Pengayaan diberikan kepada peserta didik yang mempunyai capaian tinggi.
			Jenis Materi = Materi tentang Konsep Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis
	Ramedial	:	Deskripsi = Remedial diberikan kepada peserta didik yang mempunyai capaian rendah sampai sedang.
			Jenis Materi = Materi dan lembar kegiatan sama dengan yang telah disampaikan.

 

Patokbeusi, 15 Juli 2024

Mengesahkan,                                                   Mengetahui,

Kepala SMK Al Intisab                                     Waka Kurikulum                                Guru Mapel                       

 

 

H. Wasep Burhanudin, S.T                             Abdul Rohman, S.Kom                    Wawan Gusniawan, S.E

 LAMPIRAN RINGKASAN MATERI

I.    KEGIATAN SYRAT MENYURAT DALAM BAHASA INDONESIA

 

A.    Pengertian Surat

Surat adalah lembaran kertas yang memuat bahan komunikasi / informasi yang disampaikan oleh satu pihak kepihak lain, baik atas nama pribadi maupun atas nama organisasi atau kantor. Saat ini, dengan berkembangnya surat elektronik, pengertian surat berubah menjadi komunikasi tertulis yang mempunyai tujuan dan metode penulisan yang berstruktur. Komunikasi melalui media surat masih dianggap paling efektif dan ekonomis, walaupun sudah banyak alat komunikasi yang canggih seperti HP, Radio dan TV.

 

B.    FUNGSI SURAT

Selain berfungsi alat komunikasi, surat juga berfungsi sebagai berikut:

1.       Alat Bukti Tertulis. Surat sebagai bukti tertulis jika terjadi perselisihan antar organisasi / perusahaan atau orang orang yang telah mengadakan hubungan surat menyurat. Contoh Surat perjanjian.

2.       Alat Pengingat. Surat dapat dipakai untuk mengetahui hal –hal yang telah lama disepakati atau disetujui bersama. Contoh: surat pesanan, dan surat undangan.

3.       Bukti Historis.Surat dapat dijadikan bahan riset / penelitian untuk mengetahui aktivitas organisasi / peruusahaan dimasa yang lalu. Contoh: bukti – bukti transaksi.

4.       Duta Organisasi. Surat dapat mencerminkan kondisi intern dari suatu organisasi/ perusahaan. Contoh: penggunaan bahasa surat, pengetikan surat, dan kerapian dalam pembuatan surat.

5.       Pedoman. Surat dapat dijadikan pedoman dalam melaksanakan suatu tugas/ pekerjaan. Contoh: surat tugas, surat keputusan, dan surat kuasa.

6.       Srana Promosi. Surat dapat dijadikan sarana promosi suatu perusahaan, karena biasanya pada surat resmi tercantum pada kepala surat mengenai indentitas perusahaan.

 

C.    JENIS – JENIS SURAT

Jenis-jenis surat dapat dikelompokkan berdasaarkan wujudnya, tujuan, sifat isi, jumlah penerima, keamanan isi, dan urgensi penyelesaiannya. Perhatikan Uraian berikut:

1.       Jenis- Jenis Surat Berdasarkan Wujudnya; Kartu Pos, Warkat Pos, Surat Bersampul, dan Memorandum dan Nota.

2.       Jenis- jenis Surat Berdasarkan Tujuannya, yaitu Surat Permintaan penawaran, surat penawaran, surat pesanan, surat pemberitahuan, surat pengantar, surat perjanjian, dan surat keputusan.

3.       Jenis- jenis Surat Berdasarkan Sifat isinya; Surat Niaga Bisnis, Surat pribadi, Surat Sosial Bisnis, Surat Resmi, Surat Internal Bisnis, Surat Dinas.

4.       Jenis Jenis Surat Berdasarkan jumlah Penerimanya; Surat biasa, Surat Edaran, Surat pengumuman.

5.       Jenis- jenis Surat Berdasarkan Keamanan Isinya; Surat Sangat Rahasia, Surat Rahasia, Surat Biasa.

6.       Jenis- jenis Surat Berdasarkan Urgensi Penyelesaiannya; Surat Penting, Surat Biasa / Rutin, dan siurat rahasia.

 

D.    PERLENGKAPAN SURAT

Dalam kegiatan surat menyurat. Anda memerlukan beberapa perlengkapan, seperti:

1.       Kertas Surat, kertas onion skin, radio band, dan canconde dengan ukuran berat 80 -110 gram. Kertas HVS putih ukuran berat 70 -80 gram., Kerrtas dorslog, kertas tipis Kertas stensil, dipakai untuksurat yang akan digandakan dalam jumlah banyak.

2.       Amplop / Sampul surat, yaitu; Commercial, Drug, Bilfold, Card, Double Fold, Air mail, Coin, Window, Official, Pence, Catalogue, Invoice Tag, dsb.

3.       Lipatan Surat: Lipatan Prancis, Lipatan Baron, Lipatan setengah baku, Lipatan baku, lipatan akordion, lipatan baku rendah, modifikasi lipatan akordion, lipatan tunggal dan lipatan ganda.

 

E.     BAGIAN – BAGIAN SURAT

Bagian Bagian surat merupakan unsur yang sangat penting dalam penulisan surat dan harus diperhatikan kelengkapannya, kelengkapan ini bertujuan agar pesan yang disampaikan dapat tepat sasaran. Adapun bagian – bagian surat adalah:

1.       Kepala Surat

2.       Nomor Surat

3.       Tanggal Surat

4.       Lampiran

5.       Perihal / Hal

6.       Alamat Dalam / Alamat Tujuan

7.       Salam Pembuka

8.       Isi Surat

9.       Salam Penutup

10.   Nama Organisasi / Perusahaan

11.   Jabatan

12.   Penangung jawab surat

13.   Tembusan / tindasan / Carbon Copy (CC).

 

F.     BENTUK- BENTUK SURAT

Surat yang lengkap terdiri atas bagian – bagian yang telah disebutkan sebelumnya dan disusun dalam bentuk sebuah surat. Ada dua versi bentuk surat, yaitu versi Internasional yang dipakai pada Perusahaan Swasta dan versi Lembaga Administrasi Negara (LAN). Berikut adalah perbandingan bentuk – bentuk surat versi Internasional dan Versi LAN.

1.       Bentuk Surat Lurus Penuh (Full Block Style).

2.       Bentuk Surat Lurus (Block Style).

3.       Bentuk Surat Setengah Lurus (Semi Block Style).

4.       Bentuk Surat Lekuk (Indented Style).

5.       Bentuk Surat Menggantung (Hanging Paragraph Style).

6.       Bentuk Suart Resmi (Official Style).

7.       Estetika Surat.

Surat sebagai salah satu sarana komunikasi dapat mencerminkan pribadi dari pembuatsurat, baik Instansi / Perusahaan atau individu.

 

II.   KEGIATAN SURAT MENYURAT DALAM BAHASA INGGRIS

 

A.    Bagian – Bagian atau Kerangka Surat Bisnis Berbahasa Inggris.

Sama halnya dengan surat bisnis berbahasa Indonesia, surat bisnis berbahasa Inggris juga memiliki struktur atau bagian-bagian surat. Sruktur surat berbahasa Inggris juga cenderung sama dengan stuktur atau bagian-bagian surat yang ada pada surat berbahasa Inggris.

1.       Letter Head (Kepala Suarat / Kop Surat).

2.       Letter Date (Tanggal Suarat)

3.       Reference (Nomor Surat)

4.       Inside Adress (Alamat Yang dituju / Alamat Dalam).

5.       Attention Line (Baris Perhatian).

6.       Subject Matter (Perihal Surat)

7.       Salutation (Salam Pembuka).

8.       Body Of letter (Isi Surat)

9.       Conclusion / Complimentary Close (Salam Penutup)

10.   Signature (Tanda Tangan Penanggung Jawab Surat)

11.   Initial (Inisial)

12.   Enclosure (lampiran) dan Carbon Copy / CC (Tembusan).

 

B.    CONTOH –CONTOH SURAT BISNIS DALAM BAHASA INGGRIS

1.       Inquiry Letter (Suarat Permintaan Penawaran).

2.       Offering Letter (Surat Penawaran).

3.       Order Letter (Surat Pesanan).

4.       Payment Leteer (Surat Pembayaran).

5.       Deliverry Letter (Surat pengiriman).

6.       Complaint Letter (Surat Pengaduan)

7.       Collection Letter (Surat Tagihan)

8.       Invitation Letter (Suarat Undangan).

 

III.  SURAT MENYURAT

 

A.    SURAT PRIBADI

Surat pribadi yang dikirim kepada perseorangan tertentu bebeda dengan suarat resmiatau surat dinas. Yang dikirim pada instansi atau lembaga. Ada beberapa hal yang membedakan antara surat pribadi dan surat resmi, yakni sebagai berikut:

1.       Penulisan suart pribadi menggunakan pronominal yang mengacu langsung kepada diri sesorang, yakni saya, karena penuliusan suart tersebut tidak mewakili organisasi tertentu.

2.       Surat pribaditidak memiliki kepala/ kop surat, nomor surat, jabatan surat, ataupun symbolsymbol organisasi.

3.       Surat pribadi berbentuk tulisan panjang dan berisikan hal –hal yang sifatnya pribadi dan tidak menyangkut instansi atau organisasi.

4.       Tidak memiliki aturan khusus dalam penulisannya (bebas).

 

B.    MACAM – MACAM SURAT PRIBADI

Dari segi isi, surat pribadi dibedakan menjadi dua, yaikni suart pribadi yang bersifat kekeluargaan dan suart yang bersifat kedinasan setengah resmi.

1.       Surat pribadi yang bersifat yang bersifat kekeluargaan.

2.       Surat yang bersifat kedinasan (Setengah resmi), yang ditujukan kepada seseorang yang bergabung dalam suatu organisasi atau instansi tertentu.

 

C.    SURAT LAMARAN PEKERJAAN

1.       Pengertian Surat Lamaran Pekerjaan.

Surat lamaran pekerjaan adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang ditujukan kepada perusahaan dan berisikan permohonan untuk memperoleh pekerjaansesuai dengan jabatan yang ditawarkan, serta kemampuan yang dimiliki oleh pelamar.

2.       Isi Pokok dan Tata Cara Penulisan Siurat Lamaran Pekerjaan.

Isi pokok dalam surat lamaran pekerjaan harus mencantumkan sumber lowongan pekerjaan, posisi jabatan, yang diinginkan, data pribadi, serta melampirkan bukti – bukti pendukung, misalnya ijazah, transkrip nilai, dan sertifikat.

3.       Sumber Informasi tentang Lowongan Pekerjaan.

Sumber informasi mengenai lowongan pekerjaan dapat dicari / diperoleh dari iklan di media massa, seperti majalah, surat kabar TV, radio dan Internet. Informasi tentang lowongan pekerjaan juga dapat diperoleh melalui relasi, seperti teman atau kerabat.

 

DAFTAR PUSTAKA

 

Sumathy, dkk. 2011. Office Management (Office Secretaryship) Vocational Education HigherSecondary-Second Year. Tamilnadu Tectbook Corporation.

Martono, E. 1990. Surat-Menyurat Dinas Bahasa Indonesia. Jakarta: Karya Utama.

Soewito (dkk). 1978. Surat-Menyurat Indonesia I. Jakarta: Departemen Pendidikan dan Kebudayaan.

 

GLOSARIUM
Administrasi	:	Usaha dan kegiatan yang meliputi penetapan tujuan serta penetapan cara cara penyelengaraan pembinaan organisasi.
Bursa kerja	:	Pusat yang menjadi tempat penawaran pekerjaan.
Digital	:	Berhubungan dengan angka – angka untuk system perhitungan tertentu.
Dinas	:	Bagian kantor pemerintah yang mengurus pekerjaan tertentu; jawatan.
Kop	:	Kepala judul
Korespondensi	:	Perihal surat menyurat
Laman	:	Halaman utama dari suatu situs web yang diakses oleh pengguna pada awal masuk ke situs tersebut.
Niaga	:	Kegiatan jual beli dan sebagainya untuk memperoleh untung dagang.
Nota	:	Surat peringatan (penunjukkan, catatan).
Perihal	:	Keadaan, hal, peristiwa, kejadian.
Referensi	:	Sumber acuan.
Transfer	:	Pindah atau beralih tempat
Warkat	:	Lembar surat pos yang dapat dilipat seprti surat tertutup.