AGENDA KERJA PIMPINAN

PENGERTIAN AGENDA KERJA PIMPINAN

Agenda kerja pimpinan merupakan bagian dari kegiatan keprotokolan yang mengatur kegiatan-kegiatan kerja pimpinan dalam rangka menciptakan efisien dan efektif.

FUNGSI

Mengelola kegiatan kerja pimpinan agar pimpinan dapat melaksanakan kegiatan - kegiatan rutin tanpa menghambat tugas penting, yaitu membuat kebijaksanaan yang mengefektivitas manajemen organisasi kerja.

PROSEDUR

Sekretaris harus mampu membuat agenda kegiatan atau jadwal acara pimpinan agar jadwal acara benar-benar mendukung kegiatan pimpinan. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan, yaitu:

1. Menerima dan menghimpun surat atau informasi berkaitan dengan acara pimpinan,
2. Menyusun jadwal acara kegiatan pimpinan yang bersifat harian, mingguan, bulanan,
3. Memberikan jawaban secara tepat terhadap pertanyaan yang berkaitan dengan jadwal kegiatan pimpinan,
4. Mengingatkan pimpinan tentang setiap kegiatan pimpinan,
5. Selalu mengikuti kemungkinan adanya perubahan acara atau kegiatan.

URUTAN PRIORITAS

Jadwal pimpinan harus diatur dan diperhitungkan secermat mungkin, mengingat pimpinan yang sarat dengan kegiatan tidak mungkin menghadiri dan melaksanakan semua kegiatan. Untuk itu sekretaris pimpinan harus dapat mengatur kegiatan berdasarkan skala prioritas. Hal yang dipriotitaskan untuk dilaksanakan oleh pimpinan didasarkan pada dua hal yaitu:

1.    Berdasarkan urutan waktu pelaksanaannya

Jadwal dibuat berdasarkan urutan waktu pelaksanaan serta jenis kegiatan yang herus dikerjakan atau dihadiri. Jika pada tanggal tertentu telah diisi dengan kegiatan lain, kegiatan yang baru datang akan diabaikan atau menunjuk pejabat lain yang dapat mewakili pimpinan.

Contoh:

Pada papan kegiatan telah tercantum jadwal kegiatan pimpinan untuk pembukaan penataran, kemudian surat masuk lain yang isinya tentang suatau kegiatan rapat dinas dengan Pemda, maka alternatif yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut:

a)   Dapat membatalkan acara pembukaan penataran dengan menunjuk pejabat lain sebagai wakilnya.

b)    Pimpinan dapat tetap hadir pada pembukaan penataran, sementara kegiatan rapat dengan Pemda dapat diwakilkan kepada pejabat lain.

Cara tersebut berlaku untuk semua kasus yang bersamaan waktu pelaksanaan kegiatannya.

2.    Berdasarkan tingkat kepentingan kegiatan yang harus dihadiri (tingkat urgensi)

Jadwal disususn berdasarkan waktu pelaksanaan terlebih dahulu. Dalam pelaksanaan kegiatan, pimpinan akan melakukan seleksi kembali. Seleksi dilakukan dengan cara hanya memenuhi permintaan yang menurutnya penting, sedangkan kegiatan yang tidak begitu penting akan didelegasikan kepada pejabat lain.

 

MEMBUAT PERENCANAAN KERJA

Untuk mencapai tugas-tugas yang efektif, produktif, dan efisien, sekretaris harus membuat perencanaan kerja yang berkualitas, perencanaan kerja sekretaris adalah kegiatan sekretaris untuk menggambarkan secara umum beberapa hal yang akan dilakukan dalam pekerjaannya.

Penyusunan rencana kerja sekretaris dilaksanakan melalui proses sebagai berikut:

a.      Menentukan maksud dan tujuan yang jelas,

b.     Menentukan berbagai alternative,

c.      Mengatur sumber daya yang diperlukan,

d.     Menentukan pelaksanaan kerja.

MENYUSUN JADWAL KEGIATAN PIMPINAN

Pimpinan tidak mungkin mengingat-ingat jadwal kegiatannya dari hari ke hari, sehingga sekretarislah yang mempunyai dan mengatur jadwal kegiatan pimpinannya. Untuk membantu pimpinan dalam hal mengatur jadwal acara kegiatan pimpinan, sebaiknya sekretaris membuat jadwal dalam suatu daftar atau buku khusus dan mencantumkannya pada white board/ lembar khusus yang diletakkan di ruang pimpinan.

Pimpinan akan memilih jenis agenda/jadwal baginya dan diharapkan sekeretaris juga mempunyai agenda yang serupa. Hal yang perlu diperhatikan dalam rangka mengatur jadwal acara kegiatan pimpinan adalah sebagai berikut:

a.      Menerima dan menghimpun surat.

b.     Menyusun jadwal acara kegiatan pimpinan.

c.      Mengingatkan acara kegiatan pimpinan.

d.     Selalu mengikuti kemungkinan terhadap perubahan acara kegiatan pimpinan.

CONTOH AGENDA KERJA PIMPINAN

CV JAWA MANDIRI KOMPUTER
JL. Peterongansari No. 2 SEMARANG
Telp. 024 831135 email: jawamandirikomputer@gmail.com

AGENDA KERJA PIMPINAN

Bulan Februari

No	Hari/Tanggal	Pukul	Kegiatan	Tempat	Keterangan
1	Selasa - Rabu, 6 - 7 Februari 2017	16.00- 21.00	Hari ke -1 Rakernas  REI di Surabaya	Hotel Ibis, Jl. Monginsidi 23, Surabaya, ruang Bugenvil	Hari ke-1 -Rakernas Rei, Hari ke-2 - Kunjungan ke beberapa pemukiman perumahan Surabaya Asri
2	Sabtu, 11 Februari 2017	19.00-21.00	Menjadi  nara sumber pada acara  Program  Green House	Hotel  Saphir, Jl. Solo - Yogyakarta ruang Arjuna	Permintaan pimpinan cabang REI Surabaya
3	Jumat, 17 Februari 2017		Menerima  kunjungan dari anak cabang perusahaan, PT Larasati	Kantor PT Maestro Jane	Penjajagan untuk melakukan kerjasama
4	Selasa, 21 Februari 2017	10.00-12.00	Meeting dengan  Bpk. Walikota Yogyakarta	Kantor Walikota - Yogyakarta	Membahas Green City Yogyakarta

 

………….., ……………

Diketahui oleh:                                                                        Dibuat oleh:

 

……………                                                                                   …………….

Pimpinan                                                                                 Sekretaris

CONTOH LATIHAN SOAL UKK MPLB (MENGELOLA JADWAL PIMPINAN)

MENGELOLA JADWAL KEGIATAN PIMPINAN

 

Anda adalah Sekretaris kantor PT KARYA CEMERLANG, General Trade & Construction, yang beralamat Kompleks Ruko Grande No. 3 Jl. Simanjuntak, Gondang, Sinarraja, Telp. (0271) 445367-Faks. (0271) 443577, alamat email: ptkaryacemerlang@gmail.co.id website: www.ptkaryacemerlangco.id, Pimpinan anda Afriko Sandro, M.Si. Sebagai Direktur Utama. Pimpinan Anda akan melakukan perjalanan dinas, sebagai sekretaris buatlah jadwal kegiatan pimpinan anda.

 

Berikut ini agenda kerja pimpinan:

1. Pada tanggal 28 Nopember 2019 pukul 09.00 - 12.00 pimpinan menghadiri rapat CEO di Semarang Lt 2.  Hotel Harmoni, ruang Kutai.
2. Jumat, 25-26 Nopember 2019 Pimpinan melakukan perjalanan dinas ke Jakarta untuk melakukan kontrak kerjasama dengan PT Gemilang Selalu, Kegiatan hari I dimulai jam 08.00 s.d. selesai temu ramah dan pada hari II penandatanganan kontrak.
3. Pimpinan melakukan kunjungan daerah ke perusahaan anak cabang PT  Budi Makmur Jaya Murni, yang beralamat di Jl. Pelem Lor No. 9, Yogyakarta. Kegiatan berlangsung dari pukul 10.00-14.00 pada hari Jum’at, 22 Nopember 2019.
4. Pimpinan menerima  kunjungan dari anak cabang perusahaan yang  PT Naga Semut, yang beralamat di Jl. Indrakila 32, Kebumen dengan agenda penjajagan untuk melakukan kerjasama. Kegiatan  dilakukan pada Minggu, 17 Nopember 2019.
5. Kamis, 21 Nopember 2019, jam 10.00-12.00 diselenggarakan meeting dengan Bpk. Direktur PT Samitex beserta stafnya dengan agenda pembahasan Green City Yogyakarta.
6. Pimpinan  Cabang CEO Surabaya  meminta Bapak Pimpinan  untuk menjadi  nara sumber pada acara  Program  Green House  Jend. Sudirman No.89, Terban, Kec. Gondokusuman, Kota Yogyakarta, Daerah Istimewa Yogyakarta pada hari Senin 11 Nopember 2019, pukul 19.00-21.00 di Ruang Arjuna. Lt 2. Pemberitahuan tersebut melalui sekretarisnya melalui telepon.
7. Rabu, 6 Nopember 2019 mengikuti Rakernas REI di Surabaya selama 2 hari di Hotel Novotel Jl. Ngagel No.173-175, Surabaya. Acara jam  16.00- 21.00 di ruang Bugenvil.  Hari berkutnya melakukan kunjungan di beberapa pemukiman perumahan Surabaya Rungkur, Surabaya.
8. Rabu, 27 Nopember 2019 melakukan Rapat rutin dengan stafnya, pada jam 08.00-10.00 untuk rencana pengembangan usaha di ruang pertemuan.
9. Pada hari Sabtu,  16 Nopember 2019 Melakukan  MOU dengan PT Aino Indonesia, yang beralamat di Jl. Acasia Sekip UGM Blok L No.1, Sinduadi, Mlati, Senolowo, Sinduadi, Kec. Mlati, Kabupaten Sleman, Daerah Istimewa Yogyakarta di Novotel Hotel, di R. Merpati, Lt.3, pada jam 09.00-12.00.
10. Pada hari yang sama, Sabtu, 16 Nopember 2019 Pimpinan memimpin rapat koordinasi di kantornya  dengan  para stafnya di ruang 3,pada jam 13.00-15.00.

Jawaban Soal Diatas:

JADWAL KEGIATAN PIMPINAN
PT. KARYA CEMERLANG
NOPEMBER 2019

No	Hari/Tanggal	Pukul	Kegiatan	Tempat	Keterangan
1	Rabu, 6 Nopember 2019	16.00 – 21.00	Mengikuti Rakernas REI	Hotel Novotel Jl. Ngagel No.173-175 Surabaya	2 hari
2	Kamis, 7 Nopember 2019	09.00 – 12.00	Kunjungan di beberapa pemukiman Perumahan Surabaya Rungkur	Surabaya	-
3	Senin, 11 Nopember 2019	19.00 – 21.00	Menjadi Narasumber pada acara Green House	Jl. Jend. Sudirman No. 89, Terban Kec. Gondokusuman, Yogyakarta	Ruang Arjuna Lt 2
4	Sabtu, 16 Nopember 2019	09.00 – 12.00	Melakukan MoU dengan PT Aino Indonesia Jl. Acasia Sekip UGM Blok L No. 1 Sinduadi Kec. Mlati Kab. Sleman	Hotel Novotel	Ruang Merpati Lt 3
5	Sabtu, 16 Nopember 2019	13.00 – 15.00	Memimpin Rapat Koordinasi	Kantor	Ruang 3
6	Minggu, 17 Nopember 2019	09.00 – 12.00	Menerima Kunjungan dari anak Cabang Perusahaan PT Naga Semut Jl. Indrakila 32 Kebumen	Kantor	Penjajagan untuk melakukan kerja sama
7	Kamis, 21 Nopember 2019	10.00 – 12.00	Meeting dengan Bapak Direktur PT Samitex beserta Staffnya	Kantor	Pembahasan Green City Yogyakarta
8	Jum’at, 22 Nopember 2019	10.00 – 14.00	Melakukan kunjungan daerah ke perusahaan anak cabang PT Budi Makmur Jaya Murni Jl. Pelem Lor No. 9, Yogyakarta	Yogyakarta	-
9	Jum’at – Sabtu, 25 – 26 Nopember 2019	08.00 – Selesai	Melakukan perjalanan dinas ke Jakarta untuk melakukan kontrak kerjasama dengan PT Gemilang Selalu	Jakarta	Hari ke 1 Temu Ramah Hari ke 2 Penandatanganan Kontrak
10	Minggu, 27 Nopember 2019	08.00 – 10.00	Rapat rutin dengan staff	Ruang Pertemuan	Untuk rencana pengembangan
11	Senin, 28 Nopember 2019	09.00 – 12.00	Menghadiri rapat CEO	Hotel Harmoni Semarang	Ruang Kutai Lt 2

 

Sekretaris

Wawan Gusniawan, A.Md., S.E