A. PENGERTIAN LAPORAN DAN FUNGSINYA
📘 Pengertian
Laporan
Laporan adalah suatu bentuk penyajian informasi atau
keterangan secara tertulis maupun lisan yang disusun secara sistematis dan
objektif, berdasarkan fakta dan data yang diperoleh dari suatu kegiatan,
penelitian, pengamatan, atau tugas tertentu.
Laporan dibuat
dengan tujuan untuk memberikan informasi yang jelas, akurat, dan dapat
dipertanggungjawabkan kepada pihak yang berkepentingan.
🎯 Fungsi
Laporan
- Sebagai
Alat Pertanggungjawaban
o
Laporan digunakan untuk mempertanggungjawabkan
pelaksanaan suatu kegiatan kepada atasan, lembaga, atau pihak terkait.
- Sebagai
Sumber Informasi
o
Laporan memberikan data dan informasi yang berguna
bagi pihak yang membutuhkan untuk mengetahui jalannya suatu kegiatan atau
kondisi tertentu.
- Sebagai
Dasar Pengambilan Keputusan
o
Pimpinan atau pihak terkait dapat menggunakan laporan
sebagai referensi untuk menentukan langkah atau kebijakan selanjutnya.
- Sebagai
Alat Evaluasi
o
Laporan dapat digunakan untuk menilai keberhasilan
suatu kegiatan, termasuk menganalisis kekuatan dan kelemahan yang terjadi.
- Sebagai
Dokumentasi
o
Laporan menjadi arsip tertulis yang dapat digunakan
kembali di masa depan sebagai bukti pelaksanaan dan referensi kegiatan serupa.
B. SYARAT-SYARAT KUALITAS DAN PENULIS LAPORAN
✅ Syarat-Syarat Kualitas Laporan yang Baik
1. Faktual (Berdasarkan Fakta)
o Harus berdasarkan kejadian nyata dan data yang akurat.
2. Objektif
o Tidak dipengaruhi oleh pendapat pribadi atau perasaan penulis.
3. Sistematis
o Disusun dengan urutan yang terstruktur dan logis agar mudah dipahami.
4. Lengkap
o Memuat semua informasi penting yang diperlukan tanpa ada yang terlewat.
5. Jelas dan Mudah Dipahami
o Menggunakan bahasa yang lugas dan tidak bertele-tele.
6. Relevan
o Informasi yang disampaikan sesuai dengan topik atau tujuan laporan.
7. Konsisten
o Menggunakan format, istilah, dan gaya bahasa yang seragam sepanjang laporan.
8. Tepat Waktu
o Disampaikan atau diserahkan sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan.
✍️ Syarat-Syarat Penulis Laporan
1. Teliti
o Mampu mencatat dan menyusun informasi dengan cermat dan akurat.
2. Jujur
o Menyampaikan fakta apa adanya tanpa manipulasi.
3. Komunikatif
o Mampu menyampaikan informasi secara jelas dan efektif kepada pembaca.
4. Menguasai Bahasa Tulis
o Punya kemampuan menulis yang baik dan paham ejaan serta tata bahasa.
5. Mengerti Tujuan Laporan
o Memahami alasan dan kebutuhan dari laporan yang dibuat.
6. Memiliki Kemampuan Analisis
o Bisa menganalisis informasi dan menyajikannya secara logis.
C. JENIS-JENIS LAPORAN
Berikut penjelasan tentang jenis-jenis laporan secara umum berdasarkan beberapa kategori:
📑 1. Berdasarkan Waktu Penyusunan
·
Laporan Berkala
o
Disusun secara rutin dan
terjadwal (misalnya: laporan mingguan, bulanan, tahunan).
o
Contoh: Laporan keuangan
bulanan, laporan kinerja tahunan.
·
Laporan Insidental
o
Dibuat sewaktu-waktu saat
ada kegiatan atau kejadian khusus.
o
Contoh: Laporan kegiatan
seminar, laporan insiden kecelakaan kerja.
📝 2. Berdasarkan Tujuan
·
Laporan Informasi
o
Bertujuan untuk memberikan
informasi atau data tertentu.
o
Contoh: Laporan hasil
survei, laporan data pelanggan.
·
Laporan Analisis
o
Berisi analisis mendalam
terhadap suatu masalah atau kondisi.
o
Contoh: Laporan evaluasi
kinerja, laporan SWOT perusahaan.
·
Laporan Pertanggungjawaban
o
Digunakan untuk
mempertanggungjawabkan pelaksanaan suatu kegiatan.
o
Contoh: Laporan kegiatan
kehumasan, laporan penggunaan anggaran.
🗂️ 3. Berdasarkan Sifat Isinya
·
Laporan Resmi
o
Mengikuti format dan
struktur tertentu, serta menggunakan bahasa formal.
o
Contoh: Laporan dinas,
laporan instansi pemerintah.
·
Laporan Tidak Resmi
o
Ditulis secara bebas,
biasanya digunakan untuk keperluan pribadi atau informal.
o
Contoh: Catatan harian
kegiatan, laporan kepada teman sejawat.
🧾 4. Berdasarkan Bentuknya
·
Laporan Tertulis
o
Disajikan dalam bentuk
dokumen atau tulisan.
o
Contoh: Laporan naratif,
laporan statistik.
·
Laporan Lisan
o
Disampaikan secara
langsung melalui pembicaraan atau presentasi.
o
Contoh: Laporan hasil
rapat yang disampaikan kepada pimpinan secara verbal.
D. SISTEMATIKA LAPORAN
Berikut penjelasan tentang sistematika laporan, yaitu urutan atau susunan bagian-bagian yang harus ada dalam laporan agar laporan tersebut tersusun dengan baik dan mudah dipahami.
📚 Sistematika Laporan yang Umum Digunakan
1. Halaman Judul
·
Berisi judul laporan, nama
penulis atau tim, nama instansi/organisasi, dan waktu penyusunan.
2. Kata Pengantar (Opsional)
·
Ucapan syukur, maksud
penulisan, dan ucapan terima kasih kepada pihak yang membantu.
3. Daftar Isi
·
Memuat daftar
bagian-bagian laporan beserta nomor halaman agar memudahkan pembaca.
4. Bab I: Pendahuluan
·
Latar Belakang: Alasan
atau dasar dilaksanakannya kegiatan.
·
Tujuan: Apa yang ingin
dicapai dari kegiatan.
·
Ruang Lingkup: Batasan dan
cakupan kegiatan yang dilaporkan.
5. Bab II: Pelaksanaan Kegiatan
·
Waktu dan Tempat: Kapan
dan di mana kegiatan berlangsung.
·
Peserta: Siapa saja yang
terlibat.
·
Rangkaian Kegiatan: Uraian
lengkap tentang jalannya kegiatan dari awal hingga akhir.
·
Peran Panitia atau Tim
(misalnya Humas): Apa saja yang dilakukan oleh masing-masing bagian.
6. Bab III: Hasil, Evaluasi, dan Tindak Lanjut
·
Hasil Kegiatan: Apa yang
diperoleh dari kegiatan.
·
Kendala: Masalah yang
dihadapi selama pelaksanaan.
·
Solusi dan Tindak Lanjut: Cara
mengatasi kendala dan rencana ke depan.
7. Bab IV: Penutup
·
Kesimpulan: Ringkasan
hasil dan pelaksanaan kegiatan.
·
Saran: Masukan untuk
kegiatan berikutnya.
8. Lampiran
·
Foto kegiatan, daftar
hadir, undangan, surat tugas, materi publikasi, dan dokumen pendukung lainnya.
E.
LANGKAH-LANGKAH POKOK
PEMBUATAN LAPORAN
✍️ Langkah-Langkah Pokok Pembuatan Laporan
1. Menentukan Tujuan Laporan
· Tentukan terlebih dahulu untuk apa laporan dibuat: apakah untuk memberikan informasi, pertanggungjawaban, analisis, atau dokumentasi.
2. Mengumpulkan Data dan Informasi
· Kumpulkan semua data dan informasi yang dibutuhkan dari kegiatan, observasi, wawancara, dokumentasi, atau sumber lain.
· Pastikan data yang dikumpulkan faktual, akurat, dan relevan.
3. Menyusun Kerangka atau Sistematika Laporan
· Buat rangka laporan terlebih dahulu sebagai panduan penulisan (misalnya: pendahuluan, isi, penutup, lampiran).
4. Menulis Laporan
· Mulailah menulis berdasarkan kerangka yang telah disusun.
· Gunakan bahasa yang jelas, baku, dan logis, serta hindari pendapat pribadi jika laporan bersifat formal.
5. Mengevaluasi dan Merevisi
· Setelah selesai menulis, baca ulang laporan untuk mengecek kesalahan tata bahasa, ketidaksesuaian isi, atau kekurangan data.
· Lakukan penyuntingan jika diperlukan agar laporan lebih baik dan rapi.
6. Melengkapi dengan Lampiran
· Sertakan dokumen pendukung seperti foto, daftar hadir, surat tugas, hasil survei, atau data statistik.
7. Menyusun dan Menyajikan Laporan
· Gabungkan semua bagian laporan menjadi satu dokumen lengkap dan rapikan formatnya agar mudah dibaca.
· Laporan bisa disajikan dalam bentuk cetak maupun digital, tergantung kebutuhan.
F.
DAFTAR PUSTAKA
Arifin, Z. (2012).
Penulisan Laporan Kegiatan dan Ilmiah. Jakarta: Bumi Aksara.
Gorys Keraf. (2001).
Eksposisi dan Deskripsi. Jakarta: Gramedia.
Nurjamal, M., &
Syam, N. (2019). Teknik Menulis Laporan. Bandung: Alfabeta.
Priyanto, B. (2016).
Menulis Laporan yang Baik dan Benar. Yogyakarta: Deepublish.
Sudaryanto, T. (2015).
Pedoman Praktis Menulis Laporan. Jakarta: PT. Grasindo.
Sugiyono. (2016).
Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif, dan R&D. Bandung: Alfabeta.
Tim Penyusun. (2020).
Modul Kehumasan dan Publikasi. Jakarta: Kementerian Komunikasi dan Informatika
RI.
