TATA CARA PENYUSUNAN LAPORAN KEGIATAN KEPROTOKOLAN

 

A. PENGERTIAN LAPORAN DAN FUNGSINYA

📘 Pengertian Laporan

Laporan adalah suatu bentuk penyajian informasi atau keterangan secara tertulis maupun lisan yang disusun secara sistematis dan objektif, berdasarkan fakta dan data yang diperoleh dari suatu kegiatan, penelitian, pengamatan, atau tugas tertentu.

Laporan dibuat dengan tujuan untuk memberikan informasi yang jelas, akurat, dan dapat dipertanggungjawabkan kepada pihak yang berkepentingan.

🎯 Fungsi Laporan

1. Sebagai Alat Pertanggungjawaban

o    Laporan digunakan untuk mempertanggungjawabkan pelaksanaan suatu kegiatan kepada atasan, lembaga, atau pihak terkait.

2. Sebagai Sumber Informasi

o    Laporan memberikan data dan informasi yang berguna bagi pihak yang membutuhkan untuk mengetahui jalannya suatu kegiatan atau kondisi tertentu.

3. Sebagai Dasar Pengambilan Keputusan

o    Pimpinan atau pihak terkait dapat menggunakan laporan sebagai referensi untuk menentukan langkah atau kebijakan selanjutnya.

4. Sebagai Alat Evaluasi

o    Laporan dapat digunakan untuk menilai keberhasilan suatu kegiatan, termasuk menganalisis kekuatan dan kelemahan yang terjadi.

5. Sebagai Dokumentasi

o    Laporan menjadi arsip tertulis yang dapat digunakan kembali di masa depan sebagai bukti pelaksanaan dan referensi kegiatan serupa.

 

B.  SYARAT-SYARAT KUALITAS DAN PENULIS LAPORAN

✅ Syarat-Syarat Kualitas Laporan yang Baik

1.    Faktual (Berdasarkan Fakta)

o    Harus berdasarkan kejadian nyata dan data yang akurat.

2.    Objektif

o    Tidak dipengaruhi oleh pendapat pribadi atau perasaan penulis.

3.    Sistematis

o    Disusun dengan urutan yang terstruktur dan logis agar mudah dipahami.

4.    Lengkap

o    Memuat semua informasi penting yang diperlukan tanpa ada yang terlewat.

5.    Jelas dan Mudah Dipahami

o    Menggunakan bahasa yang lugas dan tidak bertele-tele.

6.    Relevan

o    Informasi yang disampaikan sesuai dengan topik atau tujuan laporan.

7.    Konsisten

o    Menggunakan format, istilah, dan gaya bahasa yang seragam sepanjang laporan.

8.    Tepat Waktu

o    Disampaikan atau diserahkan sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan.

  

✍️ Syarat-Syarat Penulis Laporan

1.    Teliti 

o    Mampu mencatat dan menyusun informasi dengan cermat dan akurat.

2.    Jujur 

o    Menyampaikan fakta apa adanya tanpa manipulasi.

3.    Komunikatif 

o    Mampu menyampaikan informasi secara jelas dan efektif kepada pembaca.

4.    Menguasai Bahasa Tulis 

o    Punya kemampuan menulis yang baik dan paham ejaan serta tata bahasa.

5.    Mengerti Tujuan Laporan 

o    Memahami alasan dan kebutuhan dari laporan yang dibuat.

6.    Memiliki Kemampuan Analisis 

o    Bisa menganalisis informasi dan menyajikannya secara logis.

 

C. JENIS-JENIS LAPORAN

Berikut penjelasan tentang jenis-jenis laporan secara umum berdasarkan beberapa kategori:

📑 1. Berdasarkan Waktu Penyusunan

·         Laporan Berkala

o    Disusun secara rutin dan terjadwal (misalnya: laporan mingguan, bulanan, tahunan).

o    Contoh: Laporan keuangan bulanan, laporan kinerja tahunan.

·         Laporan Insidental

o    Dibuat sewaktu-waktu saat ada kegiatan atau kejadian khusus.

o    Contoh: Laporan kegiatan seminar, laporan insiden kecelakaan kerja.

📝 2. Berdasarkan Tujuan

·         Laporan Informasi

o    Bertujuan untuk memberikan informasi atau data tertentu.

o    Contoh: Laporan hasil survei, laporan data pelanggan.

·         Laporan Analisis

o    Berisi analisis mendalam terhadap suatu masalah atau kondisi.

o    Contoh: Laporan evaluasi kinerja, laporan SWOT perusahaan.

·         Laporan Pertanggungjawaban

o    Digunakan untuk mempertanggungjawabkan pelaksanaan suatu kegiatan.

o    Contoh: Laporan kegiatan kehumasan, laporan penggunaan anggaran.

🗂️ 3. Berdasarkan Sifat Isinya

·         Laporan Resmi

o    Mengikuti format dan struktur tertentu, serta menggunakan bahasa formal.

o    Contoh: Laporan dinas, laporan instansi pemerintah.

·         Laporan Tidak Resmi

o    Ditulis secara bebas, biasanya digunakan untuk keperluan pribadi atau informal.

o    Contoh: Catatan harian kegiatan, laporan kepada teman sejawat.

🧾 4. Berdasarkan Bentuknya

·         Laporan Tertulis

o    Disajikan dalam bentuk dokumen atau tulisan.

o    Contoh: Laporan naratif, laporan statistik.

·         Laporan Lisan

o    Disampaikan secara langsung melalui pembicaraan atau presentasi.

o    Contoh: Laporan hasil rapat yang disampaikan kepada pimpinan secara verbal.

 

D. SISTEMATIKA LAPORAN

Berikut penjelasan tentang sistematika laporan, yaitu urutan atau susunan bagian-bagian yang harus ada dalam laporan agar laporan tersebut tersusun dengan baik dan mudah dipahami.

📚 Sistematika Laporan yang Umum Digunakan

1. Halaman Judul

·         Berisi judul laporan, nama penulis atau tim, nama instansi/organisasi, dan waktu penyusunan.

2. Kata Pengantar (Opsional)

·         Ucapan syukur, maksud penulisan, dan ucapan terima kasih kepada pihak yang membantu.

 

3. Daftar Isi

·         Memuat daftar bagian-bagian laporan beserta nomor halaman agar memudahkan pembaca.

4. Bab I: Pendahuluan

·         Latar Belakang: Alasan atau dasar dilaksanakannya kegiatan.

·         Tujuan: Apa yang ingin dicapai dari kegiatan.

·         Ruang Lingkup: Batasan dan cakupan kegiatan yang dilaporkan.

5. Bab II: Pelaksanaan Kegiatan

·         Waktu dan Tempat: Kapan dan di mana kegiatan berlangsung.

·         Peserta: Siapa saja yang terlibat.

·         Rangkaian Kegiatan: Uraian lengkap tentang jalannya kegiatan dari awal hingga akhir.

·         Peran Panitia atau Tim (misalnya Humas): Apa saja yang dilakukan oleh masing-masing bagian.

6. Bab III: Hasil, Evaluasi, dan Tindak Lanjut

·         Hasil Kegiatan: Apa yang diperoleh dari kegiatan.

·         Kendala: Masalah yang dihadapi selama pelaksanaan.

·         Solusi dan Tindak Lanjut: Cara mengatasi kendala dan rencana ke depan.

7. Bab IV: Penutup

·         Kesimpulan: Ringkasan hasil dan pelaksanaan kegiatan.

·         Saran: Masukan untuk kegiatan berikutnya.

8. Lampiran

·         Foto kegiatan, daftar hadir, undangan, surat tugas, materi publikasi, dan dokumen pendukung lainnya.

 

E.   LANGKAH-LANGKAH POKOK PEMBUATAN LAPORAN

✍️ Langkah-Langkah Pokok Pembuatan Laporan

1. Menentukan Tujuan Laporan 

·  Tentukan terlebih dahulu untuk apa laporan dibuat: apakah untuk memberikan informasi, pertanggungjawaban, analisis, atau dokumentasi.

2. Mengumpulkan Data dan Informasi  

· Kumpulkan semua data dan informasi yang dibutuhkan dari kegiatan, observasi, wawancara, dokumentasi, atau sumber lain. 

·   Pastikan data yang dikumpulkan faktual, akurat, dan relevan.

3. Menyusun Kerangka atau Sistematika Laporan 

·  Buat rangka laporan terlebih dahulu sebagai panduan penulisan (misalnya: pendahuluan, isi, penutup, lampiran). 

4. Menulis Laporan 

·    Mulailah menulis berdasarkan kerangka yang telah disusun. 

·  Gunakan bahasa yang jelas, baku, dan logis, serta hindari pendapat pribadi jika laporan bersifat formal.

5. Mengevaluasi dan Merevisi 

·   Setelah selesai menulis, baca ulang laporan untuk mengecek kesalahan tata bahasa, ketidaksesuaian isi, atau kekurangan data. 

·   Lakukan penyuntingan jika diperlukan agar laporan lebih baik dan rapi.

6. Melengkapi dengan Lampiran 

·  Sertakan dokumen pendukung seperti foto, daftar hadir, surat tugas, hasil survei, atau data statistik.

7. Menyusun dan Menyajikan Laporan 

· Gabungkan semua bagian laporan menjadi satu dokumen lengkap dan rapikan formatnya agar mudah dibaca. 

· Laporan bisa disajikan dalam bentuk cetak maupun digital, tergantung kebutuhan.

 

F.   DAFTAR PUSTAKA

Arifin, Z. (2012). Penulisan Laporan Kegiatan dan Ilmiah. Jakarta: Bumi Aksara.

Gorys Keraf. (2001). Eksposisi dan Deskripsi. Jakarta: Gramedia.

Nurjamal, M., & Syam, N. (2019). Teknik Menulis Laporan. Bandung: Alfabeta.

Priyanto, B. (2016). Menulis Laporan yang Baik dan Benar. Yogyakarta: Deepublish.

Sudaryanto, T. (2015). Pedoman Praktis Menulis Laporan. Jakarta: PT. Grasindo.

Sugiyono. (2016). Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif, dan R&D. Bandung: Alfabeta.

Tim Penyusun. (2020). Modul Kehumasan dan Publikasi. Jakarta: Kementerian Komunikasi dan Informatika RI.

 

PROSEDUR PENDISTRIBUSIAN HASIL PERTEMUAN/RAPAT

 

A. MACAM-MACAM ALAT DAN MESIN PENGGANDA DOKUMEN

1. Mesin Fotokopi (Photocopy Machine)

• Fungsi: Menggandakan dokumen dengan cara memindai dan mencetak ulang secara otomatis.
• Kelebihan: Cepat, praktis, bisa untuk hitam putih atau berwarna.
• Kekurangan: Biaya mesin dan perawatan cukup mahal.

2. Scanner + Printer

• Fungsi: Menggandakan dokumen secara digital terlebih dahulu (scanner), lalu dicetak kembali menggunakan printer.
• Kelebihan: Bisa menyimpan file dalam bentuk digital.
• Kekurangan: Proses lebih lambat dibandingkan mesin fotokopi langsung.

3. Mesin Offset

• Fungsi: Menggandakan dokumen dalam jumlah besar (seperti brosur, majalah, dll).
• Kelebihan: Biaya per lembar murah jika jumlah banyak, hasil cetak berkualitas tinggi.
• Kekurangan: Tidak cocok untuk jumlah kecil, persiapan cetak memakan waktu.

4. Mesin Stensil / Mesin Hektograf

• Fungsi: Menggandakan dokumen dengan menggunakan master (cetakan awal) dan tinta.
• Kelebihan: Biaya murah, cocok untuk jumlah sedang.
• Kekurangan: Proses manual, kualitas cetakan tidak terlalu bagus.

5. Gestetner / Mesin Duplicator

• Fungsi: Sejenis mesin stensil modern yang menggunakan sistem drum dan tinta.
• Kelebihan: Cocok untuk mencetak dokumen dalam jumlah besar dengan biaya rendah.
• Kekurangan: Proses awal membuat master, tidak cocok untuk cetakan satuan.

6. Multifunction Device (MFD)

• Fungsi: Gabungan dari printer, scanner, fotokopi, dan fax.
• Kelebihan: Serbaguna, hemat tempat.
• Kekurangan: Jika satu fungsi rusak, bisa memengaruhi fungsi lainnya.

B. CARA PENGGANDAAN HASIL PERTEMUAN/RAPAT

Cara penggandaan hasil pertemuan atau rapat bisa dilakukan dengan beberapa metode, tergantung kebutuhan dan fasilitas yang tersedia. Berikut adalah langkah-langkah dan cara penggandaan hasil rapat:

💼 1. Menyusun Notulen atau Hasil Rapat

• Langkah pertama: Catat semua poin penting selama rapat (keputusan, saran, tugas, dan waktu pelaksanaan).
• Bentuk dokumen: Bisa berupa notulen rapat, ringkasan keputusan, atau laporan hasil rapat.

📝 2. Mengetik Dokumen Hasil Rapat

• Diketik dengan rapi menggunakan aplikasi pengolah kata seperti Microsoft Word atau Google Docs.
• Format harus jelas, ringkas, dan mudah dipahami.
• Gunakan kop surat atau identitas organisasi jika diperlukan.

🖨️ 3. Menggandakan Dokumen

Berikut beberapa cara menggandakan dokumen hasil rapat:

a. Menggunakan Mesin Fotokopi

• Cara tercepat dan paling umum.
• Tinggal siapkan satu dokumen asli, lalu fotokopi sesuai jumlah yang dibutuhkan.

b. Menggunakan Printer

• Cocok untuk jumlah kecil (1–10 lembar).
• Bisa dicetak dari file digital.

c. Menggunakan Scanner + Printer

• Jika dokumen asli hanya tersedia dalam bentuk cetak tapi perlu diedit dahulu, bisa discan dan diketik ulang sebelum dicetak.

d. Mengirim dalam Bentuk Digital

• Jika tidak perlu bentuk fisik, bisa dikirim melalui:
• Email
• Grup WhatsApp
• Google Drive/OneDrive
• Lebih hemat kertas dan cepat diterima peserta rapat.

📦 4. Distribusi Dokumen

• Jika cetak fisik: dibagikan langsung kepada peserta rapat atau disimpan dalam arsip.
• Jika digital: pastikan semua penerima mendapatkan dan membaca dokumen.

C. LANGKAH-LANGKAH PENGIRIMAN HASIL PERTEMUAN/RAPAT KEPADA PIHAK INTERN

Berikut adalah langkah-langkah pengiriman atau pendistribusian hasil pertemuan kepada pihak intern (dalam organisasi/perusahaan):

✅ 1. Finalisasi Dokumen Hasil Rapat

• Periksa kembali isi dokumen notulen atau laporan rapat:
• Apakah informasi sudah lengkap?
• Apakah sudah sesuai dengan hasil pertemuan?
• Apakah penulisan dan formatnya rapi?

🧑‍💼 2. Persetujuan dari Pihak Terkait (Jika Perlu)

• Beberapa organisasi memerlukan persetujuan dari pimpinan rapat, sekretaris, atau atasan sebelum hasil disebarkan.
• Bisa dalam bentuk tanda tangan, paraf, atau persetujuan digital.

🗂️ 3. Tentukan Metode Distribusi

Distribusi bisa dilakukan dalam dua bentuk:

a. Distribusi Fisik (Cetak)

• Dicetak menggunakan printer atau mesin fotokopi.
• Disusun dan dibagikan ke setiap bagian/departemen/unit terkait.
• Bisa juga diletakkan di ruang arsip atau papan pengumuman internal.

b. Distribusi Digital

• File dikirimkan melalui:
• Email internal
• Grup WhatsApp/Telegram internal
• Google Drive/OneDrive/SharePoint
• Aplikasi manajemen kerja (seperti Trello, Notion, atau Microsoft Teams)

📨 4. Kirim Dokumen

• Pastikan dokumen dikirim ke semua pihak yang hadir dan yang berkepentingan.
• Sertakan subjek dan isi pesan yang jelas jika dikirim via email atau pesan digital.

Contoh isi email:

Subjek: Hasil Rapat Koordinasi Tim - 14 April 2025

Yth. Rekan-rekan,
Berikut kami lampirkan notulen hasil rapat koordinasi tim yang telah dilaksanakan pada 14 April 2025.
Mohon dicek kembali, dan tindak lanjuti poin-poin yang menjadi tanggung jawab masing-masing.

Terima kasih.

🧾 5. Dokumentasi & Arsip

• Simpan salinan dokumen (baik fisik maupun digital) untuk keperluan arsip.
• Beri nama file dan folder yang rapi agar mudah ditemukan kembali.

 

D. LANGKAH-LANGKAH PENGIRIMAN HASIL PERTEMUAN/RAPAT KEPADA PIHAK EKSTERN

Berikut adalah langkah-langkah pengiriman atau pendistribusian hasil pertemuan kepada pihak ekstern (pihak di luar organisasi/perusahaan), seperti mitra kerja, instansi lain, atau klien:

✅ 1. Finalisasi dan Validasi Dokumen

• Pastikan isi dokumen lengkap dan akurat, mencakup:
• Waktu dan tempat pertemuan
• Pihak-pihak yang hadir
• Hasil keputusan
• Tindak lanjut (jika ada)
• Validasi dokumen:

Harus dicek dan disetujui oleh pihak yang berwenang, seperti pimpinan rapat atau kepala divisi, sebelum dikirim keluar.

🧾 2. Gunakan Format Resmi

• Dokumen harus disusun menggunakan:
• Kop surat resmi organisasi
• Nomor surat (jika perlu)
• Tanda tangan pejabat berwenang
• Stempel (jika dibutuhkan)
• Jika disertai surat pengantar, buat surat pengantar resmi sebagai pendamping dokumen utama.

💻 3. Pilih Metode Pengiriman

Beberapa metode umum:

a. Via Email Resmi

• Gunakan alamat email institusi (bukan pribadi).
• Sertakan subjek yang jelas dan sopan.
• Lampirkan dokumen dalam format PDF agar tidak mudah diubah.

Contoh isi email:

Subjek: Pengiriman Notulen Rapat Kerja Sama – 10 April 2025

Yth. Bapak/Ibu [Nama Penerima]
Di Tempat

Dengan hormat,
Bersama ini kami sampaikan hasil pertemuan/rapat kerja sama antara [Nama Instansi Anda] dan [Nama Instansi Mereka] yang telah dilaksanakan pada tanggal 10 April 2025.

Mohon untuk ditindaklanjuti sebagaimana poin-poin yang tercantum dalam notulen.

Terima kasih atas perhatian dan kerja samanya.

b. Via Surat Fisik / Kurir / Pos

• Cetak dokumen dan surat pengantar.
• Masukkan ke dalam map atau amplop resmi.
• Kirim melalui kurir internal, jasa ekspedisi, atau pos tercatat (terutama jika dokumen penting).

c. Via Platform Resmi / Sistem Kolaborasi

• Jika sudah ada sistem seperti e-office, e-surat, atau kolaborasi digital antar instansi, gunakan sistem tersebut untuk pengiriman.

🗂️ 4. Arsipkan Salinan Dokumen

• Simpan salinan dokumen yang telah dikirim (baik digital maupun fisik).
• Catat waktu pengiriman, nama penerima, dan bukti pengiriman jika ada (terutama untuk surat resmi).

🔁 5. Tindak Lanjut

• Pastikan pihak ekstern menerima dokumen (konfirmasi via email/chat).
• Siapkan tindak lanjut sesuai hasil rapat, seperti jadwal pertemuan berikutnya, kerja sama teknis, atau evaluasi.

DAFTAR PUSTAKA

1. Anoraga, P. & Widiyanti, E. (2005). Pengantar Ilmu Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta: Rineka Cipta.

2.    Soehardi, R. (2008). Korespondensi dan Kearsipan Kantor. Jakarta: Bumi Aksara.

3.    Moekijat. (2005). Manajemen Perkantoran Modern. Bandung: Mandar Maju.

4.    Suryana, D. (2013). Administrasi Perkantoran dan Tata Kearsipan. Bandung: Yrama Widya.

5.    Departemen Pendidikan Nasional. (2004). Kamus Besar Bahasa Indonesia. Jakarta: Balai Pustaka.

6.   Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) terkait pengelolaan dokumen dan surat menyurat.