ARSIP ELEKTRONIK (MANAJEMEN PERKANTORAN DAN LAYANAN BISNIS)

Arsip Elektronik

Pengertian Arsip Elektronik

Arsip elektronik adalah dokumen atau data yang disimpan dalam format digital menggunakan perangkat elektronik seperti komputer, server, atau cloud storage. Arsip ini dapat berupa teks, gambar, audio, video, maupun kombinasi dari berbagai format yang digunakan dalam dunia perkantoran dan bisnis.

Perbedaan Arsip Konvensional dan Arsip Elektronik

Aspek	Arsip Konvensional	Arsip Elektronik
Media Penyimpanan	Kertas, map, dan lemari arsip	Komputer, server, cloud storage
Akses	Manual (membutuhkan waktu)	Otomatis (dapat diakses dengan cepat)
Keamanan	Rentan terhadap kerusakan fisik (api, air, dll.)	Memiliki proteksi seperti password, enkripsi
Efisiensi Ruang	Membutuhkan ruang fisik besar	Hemat ruang, disimpan dalam penyimpanan digital
Biaya	Biaya kertas, tinta, dan peralatan fisik	Biaya penyimpanan digital dan perangkat lunak

Fungsi dan Manfaat Arsip Elektronik

1. Penyimpanan yang Lebih Efisien: Arsip elektronik dapat menghemat ruang fisik karena semua dokumen disimpan dalam bentuk digital.
2. Akses Lebih Cepat dan Mudah: Dokumen dapat diakses kapan saja dan di mana saja selama ada koneksi internet dan perangkat elektronik.
   
3. Keamanan Data: Arsip elektronik dapat dilindungi dengan enkripsi, password, dan backup data sehingga lebih aman dari kerusakan fisik dan pencurian.
4. Penghematan Biaya Operasional: Mengurangi penggunaan kertas dan peralatan penyimpanan fisik.
5. Pengelolaan yang Lebih Mudah: Dokumen dapat dikelola, diubah, atau diperbarui dengan mudah tanpa harus mencetak ulang.

Jenis Arsip Elektronik

1. E-Mail: Komunikasi bisnis sering disimpan dalam bentuk e-mail sebagai arsip elektronik.

2. Dokumen Digital: Dokumen seperti surat, laporan, dan memo yang disimpan dalam format PDF, Word, atau Excel.

3. Database: Arsip yang berupa data-data pelanggan, inventaris, dan keuangan yang disimpan dalam sistem database elektronik.

4. Multimedia: Video, audio, atau gambar yang digunakan dalam presentasi atau dokumentasi.

Teknologi dalam Pengelolaan Arsip Elektronik

1. Cloud Storage: Penyimpanan data secara online melalui platform seperti Google Drive, Dropbox, atau Microsoft OneDrive.
2. Sistem Manajemen Dokumen Elektronik (EDMS): Perangkat lunak yang digunakan untuk menyimpan, mengelola, dan melacak dokumen elektronik.
   
3. Backup Data: Proses penggandaan data secara berkala untuk menjaga keamanan arsip dari kehilangan atau kerusakan.

Proses Pengelolaan Arsip Elektronik

1. Penerimaan Dokumen Elektronik: Dokumen diterima dalam bentuk digital, misalnya e-mail, dokumen scan, atau hasil input dari perangkat elektronik.
2. Pengklasifikasian: Dokumen diorganisasikan berdasarkan kategori seperti tanggal, jenis dokumen, atau topik.
3. Penyimpanan: Dokumen disimpan dalam sistem penyimpanan elektronik yang aman dan terorganisir.
4. Pemeliharaan: Pengelolaan dokumen secara berkelanjutan seperti pembaruan atau penghapusan dokumen yang sudah tidak diperlukan.
5. Aksesibilitas: Pengguna yang berwenang dapat mengakses dokumen dengan mudah dan cepat.

Keamanan Arsip Elektronik

1. Penggunaan Password: Arsip dilindungi dengan kata sandi untuk mencegah akses tidak sah.
2. Enkripsi: Data dienkripsi sehingga hanya pihak yang memiliki kunci enkripsi yang dapat mengakses arsip.
3. Backup Berkala: Arsip disalin secara rutin ke media penyimpanan lain untuk menghindari risiko kehilangan data.

Tantangan dalam Pengelolaan Arsip Elektronik

1. Keamanan Siber: Risiko peretasan, virus, atau malware yang dapat merusak atau mencuri data.
2. Kompatibilitas Teknologi: Beberapa dokumen mungkin tidak dapat diakses jika format atau perangkat lunak yang digunakan sudah usang.
3. Biaya Infrastruktur: Meskipun menghemat ruang, penyimpanan arsip elektronik memerlukan biaya untuk perangkat keras dan perangkat lunak.

Latihan

1. Apa yang dimaksud dengan arsip elektronik dan sebutkan contoh-contohnya?
2. Jelaskan perbedaan antara arsip konvensional dan arsip elektronik!
3. Sebutkan 3 manfaat utama dari penggunaan arsip elektronik dalam dunia perkantoran.
4. Bagaimana cara melindungi arsip elektronik agar tetap aman?

Sumber: Buku Administrasi Perkantoran

NASKAH MENGETIK KECEPATAN

Judul Tugas     : Memproduksi dokumen di komputer

Langkah Kerja :

a.    Mempersiapkan alat dan bahan (ATK) yang akan digunakan

b.    Siapkan program Microsoft word pada komputer Anda

c.    Gunakan jarak 1.5 spasi

d.    Font  Times New Roman

e.    Font size 12

f.     Ketik terlebih dahulu Nomor dan Nama peserta, kemudian tekan enter.

g.    Mengetik naskah yang sudah disediakan menggunakan Microsoft word

h.    Setelah selesai melakukan pengetikan naskah, silahkan tekan enter, kemudian klik “view and print result”.  Cetak hasil Typing Test anda pada HVS A4

i.      Hasilnya diserahkan pada penguji

j.      Bila ada masalah dengan alat atau soal, tanyakan kepada pengawas pelaksana atau Panitia

NASKAH MENGETIK KECEPATAN DENGAN TYPING MASTER  SELAMA 10 MENIT ARSIP ELEKTRONIK         Perkembangan dan pertumbuhan informasi sejak beberapa tahun terakhir ini berjalan sangat cepat. Perubahan informasi tidak lagi terjada dalam hitungan tahun, bulan, atau hari. Akan tetapi sekarang ini, perubahan informasi terjadi dalam hitungan jam, menit, atau bahkan detik. Setiap orang membutuhkan informasi untuk kepentingan pekerjaan pribadi maupun untuk kepentingan organisasi. Informasi telah menjadi salah satu sumber daya bagi suatu organisasi, dan kedudukannya sejajar dengan sumber daya yang lain seperti uang, manusia, mesin, dan material. Tanpa informasi, seseorang tidak dapat mengembangkan kehidupannya secara optimal. Demikian pula suatu organisasi, tanpa memiliki informasi yang akurat akan mengalami kesulitan dalam mewujudkan tujuannya. Bahkan saat ini, informasi dapat dikatakan sebagai senjata bagi setiap orang. Barang siapa memiliki informasi lebih cepat, lengkap, dan akurat, maka akan menjadi pemenang dalam kancah  pekerjaannya. Keadaan yang demikian ini disebut sebagai era informasi. University of California, Berkeley’s School of Information Management and Systems (Read & Ginn, 2011:2) pernah melakukan penelitian tentang pertumbuhan informasi pada tahun 1999 sampai 2002. Salah satu hasil penelitian tersebut menunjukkan bahwa sejak tahun 1999 sampai 2002 telah dihasilkan informasi baru sebanyak 5 exabytes yang tesimpan dalam media cetak, film, magnetik, dan media optik. Jumlah informasi baru diprediksi akan bertambah dua kali lipat pada tiga tahun berikutnya. Sampai pada tahun 2015 sekarang ini, kemungkinan pertambahan jumlah informasi baru lebih besar lagi dibandingkan temuan pada tahun 2002 tersebut. Informasi yang dihasilkan oleh aktivitas organisasi terdiri dari berbagai bidang dan dibutuhkan oleh berbagai pihak, sehingga memerlukan adanya pengelolaan khusus agar informasi tersebut dapat ditemukan dengan segera sesuai dengan kebutuhan setiap orang. Informasi yang terekam sebagai bukti kegiatan suatu organisasi sering disebut dengan istilah arsip.  Arsip yang dihasilkan oleh suatu organisasi pada masa sekarang ini sebagian masih berupa hard copy berbasis kertas, dan sebagian lainnya berupa soft copy dalam bentuk file elektronik. Sejalan dengan kebutuhan organisasi terhadap tersedianya informasi secara cepat, tepat, dan aman, maka pengelolaan arsip mulai berkembang dalam bentuk pengelolaan arsip secara elektronik. Sebagian besar organisasi bisnis maupun pemerintahan di era sekarang ini telah banyak menghasilkan dokumen dalam bentuk elektronik. Menurut Read & Ginn (2011:313) “electronic record is a record stored on electronic storage media that can be readly accessed or changed”. Arsip elektonik merupakan arsip yang disimpan dalam media penyimpanan elektronik yang dapat diakses atau diubah. Lebih lanjut Read & Ginn menambahkan bahwa “electronic records may contain quantitative data, text, images, or sounds that originate as an electronic signal”. Arsip elektronik dapat berisi data kuantitatif, teks, gambar, atau suara yang bersumber dari sinyal elektronik. Proses pengelolaan arsip elektronik memiliki perbedaan dengan pengelolaan arsip manual. Menurut Read & Ginn (2011:119) siklus pengelolaan arsip elektronik terdiri dari: creation and storage, distribution and use, maintenance, dan disposition. Perbedaan antara siklus arsip manual dan arsip elektronik terlihat pada tahap penciptaan, penyimpanan, distribusi, dan penggunaan. Pada pengelolaan arsip manual, masing-masing tahap berdiri sendiri sebagai suatu proses kegiatan. Sedangkan pada siklus arsip elektronik, proses penciptaan dan penyimpanan berlangsung dalam satu tahap, serta proses distribusi dan penggunaan juga berjalan dalam satu tahap. Berdasarkan siklus hidup arsip elektronik tersebut, maka dapat dimengerti bahwa pengelolaan arsip secara elektronik lebih efisien.