TATA CARA PENCATATAN HASIL PERTEMUAN/RAPAT

 

A.    SUSUNAN NOTULA RAPAT

Susunan notula rapat merupakan struktur atau format penulisan laporan hasil rapat yang mencatat semua hal penting yang dibahas dan diputuskan dalam rapat. Berikut adalah susunan umum notula rapat:

 

1. Judul Notula

Contoh:
Notula Rapat Koordinasi Tim Proyek XYZ

 

2. Waktu dan Tempat Pelaksanaan

• Hari/Tanggal: Senin, 14 April 2025
• Waktu: 10.00 – 12.00 WIB
• Tempat: Ruang Rapat Lantai 2, Gedung A

 

3. Agenda Rapat

Menjelaskan topik atau tujuan utama rapat.
Contoh:

• Evaluasi progres proyek
• Pembagian tugas lanjutan
• Pembahasan kendala teknis

 

4. Peserta Rapat

Mencantumkan daftar hadir atau nama-nama peserta yang mengikuti rapat. Bisa juga dilengkapi dengan jabatan atau perannya.
Contoh:

• Andi Saputra – Ketua Tim
• Rina Ayu – Sekretaris
• Dll.

 

5. Pemimpin Rapat

Nama orang yang memimpin jalannya rapat.
Contoh:
Pemimpin Rapat: Andi Saputra

 

6. Jalannya Rapat (Isi Notula)

Bagian ini memuat ringkasan pembahasan dalam rapat, meliputi:

• Pembahasan: Ringkasan poin-poin penting yang dibahas
• Keputusan: Hasil keputusan rapat
• Tindak Lanjut: Rencana aksi atau siapa yang bertanggung jawab terhadap apa

Contoh:

• Pembahasan: Progres proyek mencapai 70%, masih ada kendala dalam pengiriman bahan.
• Keputusan: Pengiriman bahan akan dialihkan ke vendor B.
• Tindak Lanjut: Rina Ayu bertugas menghubungi vendor B paling lambat tanggal 17 April 2025.

 

7. Penutup

Informasi mengenai waktu berakhirnya rapat dan ucapan terima kasih atau kesimpulan umum.

Contoh: Rapat ditutup pada pukul 12.00 WIB dengan kesimpulan bahwa seluruh tim harus mempercepat progres proyek untuk mencapai target akhir bulan.

 

8. Nama dan Tanda Tangan Notulis

Sebagai bukti otentik pencatatan.
Contoh: Notulis:
Rina Ayu
Tanda tangan

 

B.    ISTILAH YANG BERHUBUNGAN DENGAN RAPAT

📝 Istilah Umum dalam Rapat

1. Agenda Rapat
   Daftar pokok bahasan atau topik yang akan dibicarakan dalam rapat. Disusun sebelum rapat dimulai sebagai panduan jalannya diskusi.
2. Notula / Notulen
   Catatan tertulis mengenai jalannya rapat, mencakup waktu, peserta, hasil diskusi, dan keputusan. Ditulis oleh notulis.
3. Notulis
   Orang yang bertugas mencatat semua jalannya rapat dan menyusunnya menjadi notula.
4. Moderator / Pimpinan Rapat
   Orang yang memimpin rapat, menjaga agar diskusi tetap fokus dan sesuai agenda, serta memastikan setiap peserta mendapat kesempatan bicara.
5. Peserta Rapat
   Orang-orang yang hadir dan ikut terlibat dalam rapat. Bisa sebagai penentu keputusan, penyumbang ide, atau pendengar aktif.
6. Kuorum
   Jumlah minimum peserta yang harus hadir agar rapat sah untuk dilaksanakan dan keputusan bisa diambil secara resmi.
7. Interupsi
   Penyelaan dalam pembicaraan, biasanya dilakukan untuk memberikan tanggapan penting atau klarifikasi.
8. Keputusan Rapat
   Hasil akhir dari pembahasan rapat yang telah disepakati bersama oleh peserta. Bisa berupa kesepakatan, perintah kerja, atau langkah strategis.
9. Tindak Lanjut
   Langkah konkret yang harus dilakukan berdasarkan hasil keputusan rapat. Biasanya ditugaskan kepada individu atau tim tertentu.
10. Diskusi
    Proses pertukaran ide, pendapat, dan informasi dalam rapat untuk mencapai keputusan.
11. Undangan Rapat
    Surat atau pemberitahuan resmi kepada calon peserta rapat yang berisi informasi waktu, tempat, dan agenda rapat.
12. Rapat Internal
    Rapat yang hanya melibatkan anggota dalam satu organisasi atau divisi.
13. Rapat Eksternal
    Rapat yang melibatkan pihak luar seperti klien, mitra, atau stakeholder lain.
14. Resume Rapat
    Ringkasan hasil rapat, biasanya berupa poin-poin penting tanpa detail diskusi.

 

C.    TATA CARA PENCATATAN HASIL RAPAT

📌 Tata Cara Pencatatan Hasil Pertemuan/Rapat

1. Persiapan Sebelum Rapat

• Siapkan format notula terlebih dahulu (judul, tanggal, peserta, agenda, dll).
• Pelajari agenda rapat agar paham topik yang akan dibahas.
• Pastikan alat bantu mencatat tersedia (laptop, buku catatan, alat tulis, atau perekam suara jika diperlukan).

 

2. Pencatatan Saat Rapat Berlangsung

• Catat secara ringkas tapi padat informasi, fokus pada:
• Waktu mulai dan selesai
• Nama pemimpin rapat
• Nama peserta yang hadir
• Agenda yang dibahas
• Pendapat-pendapat penting yang muncul
• Keputusan yang diambil
• Tugas atau tindak lanjut beserta penanggung jawabnya
• Hindari mencatat semua kata-kata secara verbatim (kata per kata). Fokus pada isi, kesimpulan, dan keputusan.
• Gunakan poin-poin atau format tabel agar mudah dibaca.

 

3. Penyusunan Notula Setelah Rapat

• Rapikan catatan menjadi bentuk notula yang rapi dan formal.
• Susun bagian-bagian seperti berikut:
1. Judul rapat
2. Hari/tanggal dan tempat rapat
3. Daftar hadir
4. Agenda rapat
5. Ringkasan jalannya rapat
6. Keputusan dan tindak lanjut
7. Waktu penutupan rapat
8. Nama notulis dan tanda tangan

 

4. Distribusi Hasil Rapat

• Setelah selesai, kirimkan notula ke peserta rapat dan pihak terkait (bisa melalui email, grup WA, atau sistem manajemen dokumen).
• Pastikan semua pihak mengetahui hasil dan tanggung jawab masing-masing.

 

5. Penyimpanan Arsip

• Simpan hasil notula dalam bentuk digital dan/atau cetak di folder yang mudah dicari.
• Gunakan sistem penamaan file yang konsisten (misalnya: Notula_Rapat_ProyekA_2025-04-14.docx).

D.   CONTOH NOTULA RAPAT

DAFTAR PUSTAKA

1.      Arifin, Z. (2015). Teknik Menulis Notula Rapat dan Laporan Kegiatan. Jakarta: Mitra Wacana Media.

2.      Haryanto, S. (2017). Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Deepublish.

3.      Siregar, E. (2019). Korespondensi dan Tata Naskah Dinas. Bandung: Remaja Rosdakarya.

4.      Wibowo, A. (2021). Etika dan Komunikasi Bisnis. Jakarta: Salemba Empat.

5.      Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan. (2017). Pedoman Umum Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah. Jakarta: Kemendikbud.