AGENDA KERJA PIMPINAN

PENGERTIAN AGENDA KERJA PIMPINAN

Agenda kerja pimpinan merupakan bagian dari kegiatan keprotokolan yang mengatur kegiatan-kegiatan kerja pimpinan dalam rangka menciptakan efisien dan efektif.

FUNGSI

Mengelola kegiatan kerja pimpinan agar pimpinan dapat melaksanakan kegiatan - kegiatan rutin tanpa menghambat tugas penting, yaitu membuat kebijaksanaan yang mengefektivitas manajemen organisasi kerja.

PROSEDUR

Sekretaris harus mampu membuat agenda kegiatan atau jadwal acara pimpinan agar jadwal acara benar-benar mendukung kegiatan pimpinan. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan, yaitu:

1. Menerima dan menghimpun surat atau informasi berkaitan dengan acara pimpinan,
2. Menyusun jadwal acara kegiatan pimpinan yang bersifat harian, mingguan, bulanan,
3. Memberikan jawaban secara tepat terhadap pertanyaan yang berkaitan dengan jadwal kegiatan pimpinan,
4. Mengingatkan pimpinan tentang setiap kegiatan pimpinan,
5. Selalu mengikuti kemungkinan adanya perubahan acara atau kegiatan.

URUTAN PRIORITAS

Jadwal pimpinan harus diatur dan diperhitungkan secermat mungkin, mengingat pimpinan yang sarat dengan kegiatan tidak mungkin menghadiri dan melaksanakan semua kegiatan. Untuk itu sekretaris pimpinan harus dapat mengatur kegiatan berdasarkan skala prioritas. Hal yang dipriotitaskan untuk dilaksanakan oleh pimpinan didasarkan pada dua hal yaitu:

1.    Berdasarkan urutan waktu pelaksanaannya

Jadwal dibuat berdasarkan urutan waktu pelaksanaan serta jenis kegiatan yang herus dikerjakan atau dihadiri. Jika pada tanggal tertentu telah diisi dengan kegiatan lain, kegiatan yang baru datang akan diabaikan atau menunjuk pejabat lain yang dapat mewakili pimpinan.

Contoh:

Pada papan kegiatan telah tercantum jadwal kegiatan pimpinan untuk pembukaan penataran, kemudian surat masuk lain yang isinya tentang suatau kegiatan rapat dinas dengan Pemda, maka alternatif yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut:

a)   Dapat membatalkan acara pembukaan penataran dengan menunjuk pejabat lain sebagai wakilnya.

b)    Pimpinan dapat tetap hadir pada pembukaan penataran, sementara kegiatan rapat dengan Pemda dapat diwakilkan kepada pejabat lain.

Cara tersebut berlaku untuk semua kasus yang bersamaan waktu pelaksanaan kegiatannya.

2.    Berdasarkan tingkat kepentingan kegiatan yang harus dihadiri (tingkat urgensi)

Jadwal disususn berdasarkan waktu pelaksanaan terlebih dahulu. Dalam pelaksanaan kegiatan, pimpinan akan melakukan seleksi kembali. Seleksi dilakukan dengan cara hanya memenuhi permintaan yang menurutnya penting, sedangkan kegiatan yang tidak begitu penting akan didelegasikan kepada pejabat lain.

 

MEMBUAT PERENCANAAN KERJA

Untuk mencapai tugas-tugas yang efektif, produktif, dan efisien, sekretaris harus membuat perencanaan kerja yang berkualitas, perencanaan kerja sekretaris adalah kegiatan sekretaris untuk menggambarkan secara umum beberapa hal yang akan dilakukan dalam pekerjaannya.

Penyusunan rencana kerja sekretaris dilaksanakan melalui proses sebagai berikut:

a.      Menentukan maksud dan tujuan yang jelas,

b.     Menentukan berbagai alternative,

c.      Mengatur sumber daya yang diperlukan,

d.     Menentukan pelaksanaan kerja.

MENYUSUN JADWAL KEGIATAN PIMPINAN

Pimpinan tidak mungkin mengingat-ingat jadwal kegiatannya dari hari ke hari, sehingga sekretarislah yang mempunyai dan mengatur jadwal kegiatan pimpinannya. Untuk membantu pimpinan dalam hal mengatur jadwal acara kegiatan pimpinan, sebaiknya sekretaris membuat jadwal dalam suatu daftar atau buku khusus dan mencantumkannya pada white board/ lembar khusus yang diletakkan di ruang pimpinan.

Pimpinan akan memilih jenis agenda/jadwal baginya dan diharapkan sekeretaris juga mempunyai agenda yang serupa. Hal yang perlu diperhatikan dalam rangka mengatur jadwal acara kegiatan pimpinan adalah sebagai berikut:

a.      Menerima dan menghimpun surat.

b.     Menyusun jadwal acara kegiatan pimpinan.

c.      Mengingatkan acara kegiatan pimpinan.

d.     Selalu mengikuti kemungkinan terhadap perubahan acara kegiatan pimpinan.

CONTOH AGENDA KERJA PIMPINAN

CV JAWA MANDIRI KOMPUTER
JL. Peterongansari No. 2 SEMARANG
Telp. 024 831135 email: jawamandirikomputer@gmail.com

AGENDA KERJA PIMPINAN

Bulan Februari

No	Hari/Tanggal	Pukul	Kegiatan	Tempat	Keterangan
1	Selasa - Rabu, 6 - 7 Februari 2017	16.00- 21.00	Hari ke -1 Rakernas  REI di Surabaya	Hotel Ibis, Jl. Monginsidi 23, Surabaya, ruang Bugenvil	Hari ke-1 -Rakernas Rei, Hari ke-2 - Kunjungan ke beberapa pemukiman perumahan Surabaya Asri
2	Sabtu, 11 Februari 2017	19.00-21.00	Menjadi  nara sumber pada acara  Program  Green House	Hotel  Saphir, Jl. Solo - Yogyakarta ruang Arjuna	Permintaan pimpinan cabang REI Surabaya
3	Jumat, 17 Februari 2017		Menerima  kunjungan dari anak cabang perusahaan, PT Larasati	Kantor PT Maestro Jane	Penjajagan untuk melakukan kerjasama
4	Selasa, 21 Februari 2017	10.00-12.00	Meeting dengan  Bpk. Walikota Yogyakarta	Kantor Walikota - Yogyakarta	Membahas Green City Yogyakarta

 

………….., ……………

Diketahui oleh:                                                                        Dibuat oleh:

 

……………                                                                                   …………….

Pimpinan                                                                                 Sekretaris

MENERAPKAN PRINSIP-PRINSIP KEPROTOKOLAN

PRINSIP-PRINSIP KEPROTOKOLAN

A.    RUANG LINGKUP KEPROTOKOLAN

Pengertian Umum Keprotokolan

Kata PROTOKOL berasal dari bahasa Yunani, yaitu PROTOS yang berarti pertama dan COLLA yang berarti melekat pada dokumen utama.

- PROTOKOL adalah lembaran pertama yang melekat pada dokumen utama.
- PROTOKOLER adalah pihak yang bertindak sebagai pengemban tugas keprotokolan. 
- KEPROTOKOLAN adalah sebagai aturan baku yang menyangkut penyelenggaraan acara-acara resmi (Pemerintah), cara memperlakukan pejabat pemerintah dalam aktivitas kedinasan, dan cara penyelenggaraan kegiatan oleh instansi pemerintah atau masyarakat umum.

 

B.    AZAS-AZAS KEPROTOKOLAN

1.     Azas Kebangsaan

Keprotokolan harus menggambarkan sifat dan ciri serta watak bangsa Indonesia yang beraneka ragam (pluralistik), dengan tetap mempertahankan prinsip-prinsip yang dimilki oleh NKRI.

2.     Azas Ketertiban Dan Kepastian Hukum

Keprotokolan harus dapat memberikan keadaan yang tertib dalam kehidupan masyarakat melalui kepastian hukum.

3.     Azas Keserasian, Kesesuaian Dan Keselarasan

Keprotokolan harus mencerminkan suatu keserasian (keseimbangan), kesesuaian dan keselarasan antara warga Negara (sebagai individu) dengan masyarakat untuk kepentingan bangsa dan Negara.

4.     Azas Timbal Balik

Keprotokolan diberikan oleh Negara lain atas balas jasa yang diberikan oleh Negara.

 

C.    UNSUR KEPROTOKOLAN

1.     Tata Cara

Unsur keprotokolan yang menentukan tindakan yang harus dilaksanakan dalam suatu acara tertentu. Tindakan tersebut dilaksanakan dalam suatu acara tertentu. Tindakan tersebut dilaksanakan menurut aturan atau adat kebiasaan yang sudah ada atau sudah ditetapkan sebelumnya.

2.     Tata Krama

Unsur keprotokolan dengan memperhatikan pilihan kata, tata cara berbicara, serta perbuatan yang disesuaikan dengan jabatan atau tujuan acara.

3.     Aturan-Aturan Adat Kebiasaan

Suatu aturan yang menjadi kebiasaan yang telah ditetapkan secara universal oleh setiap negara.

4.     Tata Penghormatan

Unsur keprotokolan yang mengatur tentang tata cara kesopanan terhadap orang lain dalam suatu acara keprotokolan.

 

D.   FUNGSI PROTOKOL

1.     Fungsi Perencanaan

Adalah suatu fungsi yang mengatur mengenai tujuan suatu acara yang akan dilaksanakan meliputi pemilihan waktu, tempat dan juga situasi yang akan digunakan.

2.     Fungsi Pengorganisasian

Adalah fungsi yang mengatur secara rinci anggota-anggota kepanitiaan yang terlibat dalam suatu acara

3.     Fungsi Penggerakan

Adalah suatu fungsi yang memilki tugas sebagai pengawas dan pendorong anggota-anggota yang terlibat dalam suatu acara.

4.     Fungsi Pengawasan

Adalah fungsi yang digunakan sebagai suatu alat untuk memberikan pengamanan dan juga rasa jera bagi karyawan yang tidak mematuhi peraturan.

5.     Fungsi Pengkordinasian

Adalah fungsi yang bertujuan untuk membentuk suatu sikap kekompakan kerja sama bagi setiap anggota suatu sistem keprotokolan.

6.     Fungsi Pengambilan Keputusan

Adalah fungsi yang bertujuan untuk memutuskan segala sesuatu yang berkaitan dengan hasil perencanaan suatu kelompok keprotokolan yang pada akhirnya digunakan pada suatu acara.

 

E.    SYARAT-SYARAT SEORANG PETUGAS PROTOKOLER

1. Secara teknis setiap petugas harus menekuni bidang tugas masing-masing dan dituntut pula untuk turut memperhatikan kepentingan bidang lainnya.
2. Berusaha mewujudkan aparat pengelola yang efektif dalam iklim yang kompak, tertib dan berwibawa dalam suatu kondisi yang berazaskan kekeluargaan.
3. Protokol perlu menguasai segala permasalahan, tetapi tidak berarti harus melaksanakan sendiri.
4. Mampu memahami pentingnya dekorasi, kebersihan, keindahan, keamanan, ketertiban dan lain lain
5. Memahami tentang prinsip-prinsip manajemen yang baik
6. Mampu berpenampilan yang baik
7. Mampu berkomunikasi dengan efektif

 

F.     ACARA-ACARA KEPROTOKOLAN

Acara keprotokolan adalah acara resmi yang menerapkan aturan tata tempat, tata upacara, dan tata penghormatan. Acara keprotokolan dapat diselenggarakan di berbagai instansi, seperti perguruan tinggi, kedinasan, dan pemerintahan.

 

Beberapa contoh acara keprotokolan adalah: 

• Upacara pelantikan dan serah terima jabatan
• Upacara penandatanganan naskah kerjasama
• Upacara sumpah pegawai
• Upacara peresmian/ pembukaan gedung baru
• Peresmian pembukaan seminar, symposium, siskusi
• Penerimaan tamu/audensi
• Kunjungan tamu
• Perjalanan ke daerah/Luar Negeri
• Pengaturan Rapat/sidang

Dalam acara keprotokolan, petugas protokol bertugas untuk: 

• Mengkoordinasikan acara
• Memastikan acara berjalan lancar
• Membantu tamu serta personel yang menghadiri acara
• Menjaga etika, bersikap ramah, humanis, empati terhadap tamu
• Menghormati siapa pun yang hadir dalam suatu acara
• Mengedepankan kerapian dan mampu bersikap dinamis terhadap berbagai kondisi acara

Dalam menyusun acara keprotokolan, perlu diperhatikan beberapa hal, seperti: 

• Tata ruang
• Tata upacara
• Tata tempat
• Tata busana
• Tata warkat
• Atribut yang digunakan
• Salam hormat yang digunakan
• Petunjuk pelaksanaan acara

 

G.   TUGAS PROTOKOL

1. Menyusun daftar tamu
2. Mengatur lokasi dan kelengkapan acara
3. Membagi tugas
4. Menyelenggarakan penyambutan tamu
5. Menyiapkan bahan koordinasi dan fasilitasi keprotokolan
6. Menyusun bahan informasi acara dan jadwal kegiatan kepala daerah
7. Menginformasikan jadwal dan kegiatan pemerintah daerah
8. Melaksanakan koordinasi dan fasilitasi kegiatan kepala daerah
9. Melaksanakan kegiatan upacara peringatan hari besar nasional
10. Memfasilitasi pelaksanaan acara resmi dan/atau acara kenegaraan

CONTOH BUKU AGENDA SURAT

BUKU AGENDA SURAT KELUAR

No	Tanggal Surat	Nomor Surat	Dikirim Kepada	Perihal	Lampiran	Keterangan	Kode Arsip

 

BUKU AGENDA SURAT MASUK

No	Tanggal Terima	Terima Dari	Tanggal dan No. Surat	Perihal	Lampiran	Keterangan	Kode Arsip